Số 021225 – Tổ chức đối thoại tại nơi làm việc

Kính gửi Quý Khách hàng,

Đối thoại tại nơi làm việc là một trong những công cụ quan trọng giúp gắn kết người lao động (“NLĐ”) và người sử dụng lao động (“NSDLĐ”), từ đó tạo ra môi trường làm việc công bằng, hiệu quả và bền vững. Việc tổ chức đối thoại không chỉ giúp giải quyết các vấn đề nội bộ mà còn tăng cường sự hiểu biết, hợp tác giữa các bên.

Bài viết pháp lý này tập trung phân tích những nghĩa vụ cốt lõi mà NSDLĐ phải tuân thủ khi tổ chức đối thoại định kỳ và đối thoại theo yêu cầu, đồng thời chỉ ra các điểm doanh nghiệp – NSDLĐ cần rà soát để bảo đảm quy trình đối thoại phù hợp quy định pháp luật. Việc xây dựng cơ chế đối thoại hiệu quả không chỉ giảm thiểu rủi ro pháp lý mà còn góp phần tạo dựng quan hệ lao động hài hòa, ổn định và bền vững.

1. Định nghĩa tổ chức đối thoại tại nơi làm việc

Theo quy định tại Điều 63.1 Bộ luật Lao động 2019 (“BLLĐ 2019”), đối thoại tại nơi làm việc là việc chia sẻ thông tin, tham khảo, thảo luận, trao đổi ý kiến giữa NSDLĐ với NLĐ hoặc tổ chức đại diện NLĐ về những vấn đề liên quan đến quyền, lợi ích và mối quan tâm của các bên tại nơi làm việc nhằm tăng cường sự hiểu biết, hợp tác, cùng nỗ lực hướng tới giải pháp các bên cùng có lợi.

Như vậy, có thể thấy rằng mục tiêu sâu xa của cơ chế này không chỉ dừng ở việc “thực hiện quyền” mà còn hướng tới thiết lập sự hiểu biết và hợp tác bền vững giữa hai chủ thể trung tâm của quan hệ lao động, qua đó giảm thiểu xung đột, phòng ngừa tranh chấp, và tạo nền tảng cho quan hệ lao động ổn định, tiến bộ.

Đối thoại tại nơi làm việc là cầu nối giữa dân chủ cơ sở và quản trị doanh nghiệp hiện đại, phản ánh tinh thần “đồng hành, chia sẻ và minh bạch thông tin”, một nguyên tắc được coi là nền tảng của quản trị nhân sự bền vững trong thời kỳ hội nhập.

2. Các trường hợp phải tổ chức đối thoại tại nơi làm việc

Theo quy định tại Điều 63.2 BLLĐ 2019, NSDLĐ phải tổ chức đối thoại tại nơi làm việc trong trường hợp sau đây:

• Định kỳ ít nhất 01 năm một lần;
• Khi có yêu cầu của một hoặc các bên;
• Khi có vụ việc có liên quan đến các vấn đề sau: NLĐ thường xuyên không hoàn thành công việc theo hợp đồng lao động được xác định theo tiêu chí đánh giá mức độ hoàn thành công việc trong quy chế của NSDLĐ[1]; thay đổi cơ cấu, công nghệ hoặc vì lý do kinh tế[2]; Phương án sử dụng lao động[3]; Xây dựng thang lương, bảng lương và định mức lao động[4]; Thưởng[5]; Nội quy lao động[6]; Đình chỉ công việc của NLĐ khi vụ việc vi phạm có những tình tiết phức tạp nếu xét thấy để NLĐ tiếp tục làm việc sẽ gây khó khăn cho việc xác minh[7].

Ngoài những trường hợp nêu trên, BLLĐ 2019 còn khuyến khích NSDLĐ và NLĐ hoặc tổ chức đại diện NLĐ tiến hành đối thoại khác nằm ngoài phạm vi của bộ luật quy định.

3. Trách nhiệm tổ chức đối thoại tại nơi làm việc

NSDLĐ có trách nhiệm phối hợp với tổ chức đại diện NLĐ tại cơ sở (nếu có) để tổ chức đối thoại tại nơi làm việc theo quy định tại mục 2 nêu trên.

Theo quy định tại Điều 37 Nghị định 145/2020/NĐ-CP của Chính phủ ngày 14 tháng 12 năm 2020 quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Bộ luật lao động về điều kiện lao động và quan hệ lao động (“Nghị định 145”), ở nơi làm việc có NLĐ không tham gia là thành viên của tổ chức đại diện NLĐ tại cơ sở thì NSDLĐ có trách nhiệm phối hợp với tổ chức đại diện NLĐ tại cơ sở (nếu có) hướng dẫn, hỗ trợ, tạo điều kiện để những NLĐ này tự lựa chọn thành viên đại diện cho họ (sau đây gọi là nhóm đại diện đối thoại của NLĐ để tham gia đối thoại với NSDLĐ theo quy định tại mục 2 nêu trên.

Đối với trường hợp NSDLĐ có ban hành quy chế dân chủ ở cơ sở tại nơi làm việc, lúc này NSDLĐ sẽ trách nhiệm quy định cụ thể trong quy chế này các nội dung chủ yếu sau để tổ chức đối thoại tại nơi làm việc theo quy định tại Điều 63.2 BLLĐ 2019 như sau:

• Nguyên tắc đối thoại tại nơi làm việc;
• Số lượng, thành phần tham gia đối thoại của mỗi bên theo quy định;
• Số lần, thời gian tổ chức đối thoại định kỳ hằng năm;
• Cách thức tổ chức đối thoại định kỳ, đối thoại khi có yêu cầu của một hoặc các bên, đối thoại khi có vụ việc;
• Trách nhiệm của các bên khi tham gia đối thoại theo quy định;
• Việc áp dụng quy định đối với các thành viên đại diện tham gia đối thoại bên NLĐ mà không phải là thành viên ban lãnh đạo của tổ chức đại diện NLĐ tại cơ sở;
• Nội dung khác (nếu có).

Ngoài các trách nhiệm nêu trên, NSDLĐ còn có trách nhiệm sau:

• Cử đại diện bên NSDLĐ tham gia đối thoại tại nơi làm việc theo quy định;
• Bố trí địa điểm, thời gian và các điều kiện vật chất cần thiết khác để tổ chức các cuộc đối thoại tại nơi làm việc;
• Báo cáo tình hình thực hiện đối thoại và quy chế dân chủ ở cơ sở tại nơi làm việc với cơ quan quản lý nhà nước về lao động khi được yêu cầu.

4. Nội dung đối thoại tại nơi làm việc

Nội dung đối thoại bắt buộc tại nơi làm việc bao gồm những nội dung sau[8]:

• NLĐ thường xuyên không hoàn thành công việc theo hợp đồng lao động được xác định theo tiêu chí đánh giá mức độ hoàn thành công việc trong quy chế của NSDLĐ.
• Thay đổi cơ cấu, công nghệ hoặc vì lý do kinh tế.
• Phương án sử dụng lao động.
• Xây dựng thang lương, bảng lương và định mức lao động.
• Thưởng.
• Nội quy lao động.
• Đình chỉ công việc của NLĐ khi vụ việc vi phạm có những tình tiết phức tạp nếu xét thấy để NLĐ tiếp tục làm việc sẽ gây khó khăn cho việc xác minh.

Ngoài nội dung đối thoại bắt buộc nêu trên, các bên lựa chọn một hoặc một số nội dung sau đây để tiến hành đối thoại[9]:

• Tình hình sản xuất, kinh doanh của NSDLĐ;
• Việc thực hiện hợp đồng lao động, thỏa ước lao động tập thể, nội quy lao động, quy chế và cam kết, thỏa thuận khác tại nơi làm việc;
• Điều kiện làm việc;
• Yêu cầu của NLĐ, tổ chức đại diện NLĐ đối với NSDLĐ;
• Yêu cầu của NSDLĐ đối với NLĐ, tổ chức đại diện NLĐ;
• Nội dung khác mà một hoặc các bên quan tâm.

5. Số lượng, thành phần tham gia đối thoại

Theo quy định tại Điều 38 Nghị định 145, số lượng, thành phần tham gia đối thoại tại nơi làm việc được quy định như sau:

Việc xác định danh sách thành viên đại diện tham gia đối thoại của bên NSDLĐ và bên NLĐ quy địn tại bảng nêu trên được thực hiện định kỳ ít nhất hai (02) năm một lần và công bố công khai tại nơi làm việc. Trong khoảng thời gian giữa hai (02) kỳ, xác định thành viên tham gia đối thoại, nếu có thành viên đại diện không thể tiếp tục tham gia thì NSDLĐ hoặc từng tổ chức đại diện NLĐ, nhóm đại diện đối thoại của NLĐ xem xét, quyết định bổ sung thành viên thay thế của tổ chức, nhóm mình và công bố công khai tại nơi làm việc.

Khi tiến hành đối thoại theo quy định tại Điều 63.2 BLLĐ 2019, ngoài các thành viên tham gia đối thoại quy định, hai bên thống nhất mời tất cả NLĐ hoặc một số NLĐ liên quan cùng tham gia đối thoại, bảo đảm có sự tham gia của đại diện lao động nữ khi đối thoại về các nội dung liên quan đến quyền, lợi ích của lao động nữ theo quy định tại Điều 136.2 BLLĐ 2019.

6. Các hình thức đối thoại tại nơi làm việc

Như thường lệ, chúng tôi hy vọng Quý khách hàng thấy bài viết này hữu ích và mong muốn được đồng hành, hỗ trợ Quý Khách hàng trong thời gian tới.

Trân trọng,

Công ty Luật TNHH ENT

[1] Điều 36.1(a) BLLĐ 2019.

[2] Điều 42 BLLĐ 2019.

[3] Điều 44 BLLĐ 2019.

[4] Điều 93 BLLĐ 2019.

[5] Điều 104 BLLĐ 2019.

[6] Điều 118 BLLĐ 2019.

[7] Điều 128.1 BLLĐ 2019.

[8] Điều 64.1 BLLĐ 2019.

[9] Điều 64.2 BLLĐ 2019.

[10] Điều 36.1(a) BLLĐ 2019.

[11] Điều 42 BLLĐ 2019.

[12] Điều 44 BLLĐ 2019.

[13] Điều 93 BLLĐ 2019.

[14] Điều 104 BLLĐ 2019.

[15] Điều 118 BLLĐ 2019.