Số 220825 – Sổ đăng ký cổ đông trong công ty cổ phần

Kính gửi Quý khách hàng,

Một cơ chế rất khác của quyền sở hữu trong công ty cổ phần so với công ty TNHH là cá nhân, tổ chức có quyền sở hữu trong công ty có thể không cần phải góp vốn. Theo quy định tại khoản 3 Điều 4 Luật Doanh nghiệp 2020 (sửa đổi bổ sung năm 2022, 2025) (“Luật Doanh nghiệp”), cổ đông là cá nhân, tổ chức sở hữu ít nhất một cổ phần của công ty cổ phần. Không có quy định rằng cổ đông phải buộc phải trả tiền tương ứng cho số cổ phần sở hữu. Điều này đồng nghĩa với việc, chỉ cần được ghi nhận đầy đủ trong sổ cổ đông của công ty, cá nhân, tổ chức đó đã được coi là cổ đông của công ty.

Sổ đăng ký cổ đông là tài liệu ghi nhận quyền sở hữu tại công ty cổ phần.Theo Luật Doanh nghiệp, các quyền của cổ đông từ quyền nhận cổ tức, quyền biểu quyết cho tới quyền ưu tiên mua cổ phần mới phát hành chỉ được bảo đảm khi họ được ghi nhận chính thức trong sổ này.

Vì vậy, mặc dùng không phải là văn bản do cơ quan nhà nước ban hành nhưng sổ đăng ký cổ đông lại là một trong những tài liệu quan trọng nhất của công ty cổ phần, là căn cứ để công ty xác nhận và thực thi quyền của từng cổ đông.

Trong bài viết hôm nay, chúng tôi xin gửi đến Quý khách hàng những thông tin tổng quan về quy định liên quan đến sổ đăng ký cổ đông trong công ty cổ phần.

1. Sổ đăng ký cổ đông là gì?

Khoản 1 Điều 122 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định, sổ đăng ký cổ đông là văn bản giấy hoặc tập dữ liệu điện tử ghi nhận thông tin về sở hữu cổ phần của các cổ đông công ty. Công ty cổ phần phải lập và lưu giữ sổ đăng ký cổ đông từ khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

2. Nội dung sổ đăng ký cổ đông:

Về nội dung, sổ đăng ký cổ đông phải được lập với đầy đủ các thông tin được quy định tại khoản 2 Điều 122 Luật Doanh nghiệp 2020, bao gồm:

– Tên, địa chỉ trụ sở chính của công ty;

– Tổng số cổ phần được quyền chào bán, loại cổ phần được quyền chào bán và số cổ phần được quyền chào bán của từng loại;

– Tổng số cổ phần đã bán của từng loại và giá trị vốn cổ phần đã góp;

– Họ, tên, địa chỉ liên lạc, quốc tịch, số giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với cổ đông là cá nhân; tên, mã số doanh nghiệp hoặc số giấy tờ pháp lý của tổ chức, địa chỉ trụ sở chính đối với cổ đông là tổ chức;

– Số lượng cổ phần từng loại của mỗi cổ đông, ngày đăng ký cổ phần.

3. Lưu giữ sổ đăng ký cổ đông:

Theo khoản 3 Điều 122 Luật Doanh nghiệp 2020, sổ đăng ký cổ đông được lưu giữ tại trụ sở chính của công ty hoặc các tổ chức khác có chức năng lưu giữ sổ đăng ký cổ đông (như Trung tâm lưu ký chứng khoán). Cổ đông có quyền kiểm tra, tra cứu, trích lục, sao chép tên và địa chỉ liên lạc của cổ đông công ty trong sổ đăng ký cổ đông.

4. Thay đổi thông tin trên sổ đăng ký cổ đông

Việc cập nhật thông tin trên sổ đăng ký cổ đông được thực hiện theo quy định tại khoản 4 và khoản 5 Điều 122 Luật Doanh nghiệp 2020, cụ thể:

– Trường hợp cổ đông thay đổi địa chỉ liên lạc thì phải thông báo kịp thời với công ty để cập nhật vào sổ đăng ký cổ đông. Công ty không chịu trách nhiệm về việc không liên lạc được với cổ đông do không được thông báo thay đổi địa chỉ liên lạc của cổ đông;

– Công ty phải cập nhật kịp thời thay đổi cổ đông trong sổ đăng ký cổ đông theo yêu cầu của cổ đông có liên quan theo quy định tại Điều lệ công ty.

Trong trường hợp chào bán cổ phần cho cổ đông hiện hữu, công ty có nghĩa vụ ghi nhận đầy đủ thông tin của các cổ đông này vào sổ đăng ký cổ đông nhằm xác lập quyền sở hữu hợp pháp đối với số cổ phần được mua.

Khi cổ phần được chuyển nhượng, công ty phải kịp thời cập nhật, sửa đổi thông tin trong sổ đăng ký cổ đông. Quyền và tư cách cổ đông của người nhận chuyển nhượng chỉ phát sinh kể từ thời điểm thông tin của họ được ghi đầy đủ vào sổ đăng ký cổ đông.

5. Xử phạt vi phạm hành chính đối với không lập sổ đăng ký cổ đông

Công ty cổ phần không lập sổ đăng ký cổ đông thì sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính với mức phạt tiền từ 30.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng, căn cứ theo quy định tại điểm b khoản 2 Điều 52 Nghị định 122/2021/NĐ-CP. Ngoài ra, công ty còn buộc phải lập lại sổ đăng ký cổ đông theo đúng quy định.

6. Mẫu sổ đăng ký cổ đông

Để tiện cho việc tham khảo, dưới đây chúng tôi xin cung cấp mẫu sổ đăng ký cổ đông được soạn thảo theo đúng quy định của pháp luật.

                                                                                                     SỔ ĐĂNG KÝ CỔ ĐÔNG

A. THÔNG TIN DOANH NGHIỆP

B. THÔNG TIN VỀ CỔ PHẦN

C. THÔNG TIN VỀ CỔ ĐÔNG VÀ SỐ LƯỢNG CỔ PHẦN TỪNG LOẠI CỦA MỖI CỔ ĐÔNG, NGÀY ĐĂNG KÝ CỔ PHẦN

Sổ cổ đông đã được lập và lưu giữ tại trụ sở Công ty.

Trên đây là những thông tin tổng quan về sổ đăng ký cổ đông trong công ty cổ phần. Như thường lệ, chúng tôi hy vọng bài viết này sẽ hữu ích cho Quý khách hàng và mong muốn được đồng hành cùng Quý khách hàng trong quá trình xây dựng và phát triển doanh nghiệp.

Trân trọng,

Công ty Luật TNHH ENT.