Số 021225 – Những vấn đề cần lưu ý trong quá trình thực hiện hợp đồng lao động

Kính gửi Quý khách hàng,

Hợp đồng lao động là căn cứ pháp lý chủ yếu điều chỉnh quyền và nghĩa vụ giữa người sử dụng lao động và người lao động trong suốt quá trình làm việc. Trong quá trình thực hiện, hợp đồng có thể phát sinh nhu cầu sửa đổi, bổ sung, tạm hoãn hoặc điều chuyển người lao động qua làm công việc khác so với hợp đồng lao động nhằm bảo đảm phù hợp với tình hình sản xuất, kinh doanh, điều kiện lao động. Việc thực hiện các thay đổi này, nếu không tuân thủ đúng quy định của pháp luật, có thể dẫn đến tranh chấp lao động, khiếu nại hoặc xử phạt vi phạm hành chính.

Bộ luật Lao động 2019 (“BLLĐ”) và các văn bản hướng dẫn thi hành đã quy định cụ thể về thẩm quyền, trình tự, thủ tục đối với việc sửa đổi, bổ sung, tạm hoãn hoặc điều chuyển người lao động qua làm công việc khác so với hợp đồng lao động. Do đó, người sử dụng lao động cần đặc biệt lưu ý việc lập phụ lục hợp đồng, thông báo, hoặc thỏa thuận bằng văn bản trong từng trường hợp, nhằm bảo đảm tính hợp pháp và hiệu lực thi hành của hợp đồng.

Bài viết dưới đây sẽ khái quát các quy định pháp luật hiện hành liên quan đến việc sửa đổi, bổ sung, tạm hoãn hoặc điều chuyển người lao động qua làm công việc khác so với hợp đồng lao động; đồng thời chỉ ra những vấn đề doanh nghiệp cần lưu ý trong quá trình áp dụng, qua đó góp phần hạn chế rủi ro pháp lý và bảo đảm quyền lợi hợp pháp của các bên trong quan hệ lao động.

Bên cạnh các lưu ý khi giao kết hợp đồng lao động, trong quá trình thực hiện hợp đồng lao động, các bên cũng cần lưu ý về: sửa đổi, tạm hoãn hoặc điều chuyển người lao động qua làm công việc khác so với hợp đồng lao động. Khi cần thay đổi nội dung hợp đồng như công việc, lương hay thời giờ làm việc, hai bên phải thỏa thuận bằng văn bản và lập phụ lục hợp đồng hoặc ký hợp đồng mới. Việc tạm hoãn hợp đồng chỉ được thực hiện trong các trường hợp pháp luật quy định hoặc do hai bên thống nhất, và trong thời gian này người lao động không làm việc, không hưởng lương nhưng được bảo lưu quyền lợi. Khi hết thời gian tạm hoãn, người lao động phải trở lại làm việc đúng hạn. Riêng việc điều chuyển người lao động chỉ mang tính tạm thời và phải có thông báo; nếu thay đổi mang tính lâu dài thì cần sửa đổi lại hợp đồng lao động để bảo đảm quyền và nghĩa vụ của các bên.

1. SỬA ĐỔI, BỔ SUNG HỢP ĐỒNG LAO ĐỘNG

Theo Điều 33 BLLĐ, trong quá trình thực hiện hợp đồng lao động, nếu một trong hai bên có nhu cầu sửa đổi hoặc bổ sung nội dung hợp đồng thì phải đáp ứng các điều kiện sau:

• Thông báo cho bên kia biết ít nhất 03 ngày làm việc về nội dung cần thay đổi;

• Việc sửa đổi, bổ sung chỉ được thực hiện khi có sự thỏa thuận của cả hai bên;
• Nội dung sửa đổi phải được ký bởi hai bên bằng phụ lục hợp đồng hoặc giao kết hợp đồng mới.

Thứ nhất, sửa đổi, bổ sung thông qua việc giao kết hợp đồng lao động mới. Trong trường hợp các bên có nhu cầu thay đổi nội dung hợp đồng lao động một cách toàn diện hoặc có sự thay đổi làm phát sinh loại hợp đồng mới (ví dụ: từ hợp đồng xác định thời hạn sang hợp đồng không xác định thời hạn; thay đổi vị trí, chức danh công việc; thay đổi mức lương cơ bản hoặc điều kiện làm việc chủ yếu), thì việc sửa đổi, bổ sung được thực hiện thông qua việc giao kết hợp đồng lao động mới. Hợp đồng mới phải bảo đảm đầy đủ các nội dung chủ yếu được quy định tại Điều 21 BLLĐ, đồng thời chấm dứt hiệu lực của hợp đồng cũ kể từ thời điểm hợp đồng mới có hiệu lực. Hình thức này giúp đảm bảo tính minh bạch, tránh chồng chéo giữa các điều khoản đã được sửa đổi, và làm rõ quyền, nghĩa vụ của các bên trong quan hệ lao động.

Thứ hai, sửa đổi, bổ sung thông qua việc ký phụ lục hợp đồng lao động. Trong trường hợp việc thay đổi chỉ liên quan đến một hoặc một số điều, khoản của hợp đồng mà không làm thay đổi loại hợp đồng, các bên có thể thực hiện thông qua việc ký phụ lục hợp đồng lao động. Theo Điều 22 BLLĐ, phụ lục hợp đồng lao động là một bộ phận không tách rời của hợp đồng và có hiệu lực như hợp đồng lao động. Phụ lục được dùng để quy định chi tiết, sửa đổi hoặc bổ sung một số nội dung của hợp đồng nhưng không được dùng để thay đổi thời hạn hợp đồng lao động; nếu cần thay đổi thời hạn, các bên phải giao kết hợp đồng lao động mới. Khi lập phụ lục, cần xác định rõ nội dung sửa đổi, bổ sung, thời điểm áp dụng và hiệu lực để bảo đảm tính thống nhất và tránh mâu thuẫn với các điều khoản trong hợp đồng gốc.

2. TẠM HOÃN THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG LAO ĐỘNG

2.1. Các trường hợp tạm hoãn hợp đồng

Theo quy định tại Điều 30 BLLĐ, việc lạm hoãn thực hiện hợp đồng lao động được áp dụng trong những trường hợp nhất định, nhằm bảo đảm quyền và lợi ích hợp pháp của cả người lao động và người sử dụng lao động khi phát sinh những tình huống đặc biệt làm gián đoạn quan hệ lao động. Cụ thể, người lao động được tạm hoãn thực hiện hợp đồng trong các trường hợp:

• Thực hiện nghĩa vụ quân sự, nghĩa vụ tham gia Dân quân tự vệ;
• Bị tạm giữ, tạm giam theo quy định của pháp luật; phải chấp hành quyết định áp dụng biện pháp đưa vào cơ sở cai nghiện bắt buộc hoặc cơ sở giáo dục bắt buộc;
• Lao động nữ mang thai có xác nhận của cơ sở khám bệnh, chữa bệnh có thẩm quyền về việc tiếp tục làm việc sẽ ảnh hưởng xấu tới thai nhi;
• Được bổ nhiệm làm người quản lý doanh nghiệp nhà nước hoặc doanh nghiệp có vốn nhà nước; được ủy quyền thực hiện quyền, trách nhiệm của đại diện chủ sở hữu nhà nước hoặc vốn nhà nước tại doanh nghiệp khác
• Trường hợp khác do hai bên thoả thuận.

Như vậy, có thể thấy, việc tạm hoãn thực hiện hợp đồng lao động xảy ra khi thuộc các trường hợp mà luật đã quy định (như thực hiện nghĩa vụ quân sự, lao động nữ mang tai cần phải dưỡng thai, nghỉ ngơi theo chỉ định của bác sĩ,…). Bên cạnh đó, việc tạm hoãn hợp đồng lao động cũng có thể bắt nguồn từ sự thỏa thuận giữa người lao động và người sử dụng lao động. Trên thực tế, việc tạm hoãn hợp đồng lao động cũng thường xuất phát từ nhu cầu cá nhân của người lao động, chẳng hạn như tham gia chương trình học nâng cao trình độ, thực hiện nghĩa vụ công dân, hoặc giải quyết công việc gia đình dài ngày. Trong những trường hợp này, nếu được người sử dụng lao động chấp thuận, hai bên sẽ tiến hành ký kết thỏa thuận tạm hoãn hợp đồng lao động để xác định rõ thời hạn, quyền và nghĩa vụ của mỗi bên trong thời gian tạm hoãn.

2.2. Thời gian tạm hoãn hợp đồng lao động

Thời hạn tạm hoãn hợp đồng lao động phụ thuộc vào thoả thuận giữa doanh nghiệp, công ty và người lao động. Trong trường hợp hai bên không có thoả thuận thì thời hạn tạm hoãn hợp đồng được hiểu là đến khi hết thời hạn của các trường hợp tạm hoãn hợp đồng lao động như đã nêu tại Mục 2.1. Cần lưu ý trường hợp người lao động nữ mang thai tạm hoãn thực hiện hợp đồng lao động (có xác nhận của cơ sở khám bệnh, chữa bệnh có thẩm quyền về việc tiếp tục làm việc sẽ ảnh hưởng xấu tới thai nhi) thì thời gian tạm hoãn do các bên thoả thuận nhưng ít nhất phải bằng thời gian do cơ sở khám bệnh, chữa bệnh có thẩm quyền chỉ định tạm nghỉ.[1]

Khi hết thời hạn tạm hoãn, theo quy định tại Điều 31 BLLĐ, người sử dụng lao động có trách nhiệm nhận người lao động trở lại làm việc trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày hết thời hạn tạm hoãn, trừ trường hợp hai bên có thỏa thuận khác. Nếu không thực hiện nghĩa vụ này, người sử dụng lao động có thể bị xem là đơn phương chấm dứt hợp đồng trái pháp luật đồng thời có thể bị xử phạt tiền từ 06 – 14 triệu đồng[2] nếu người sử dụng lao động không nhận người lao động trở lại làm việc sau khi hết thời hạn tạm hoãn, trừ trường hợp có thỏa thuận khác.

2.3. Lương và bảo hiểm xã hội trong thời hạn tạm hoãn

Tạm hoãn hợp đồng lao động là việc tạm ngừng thực hiện các công việc theo hợp đồng lao động, nghĩa là người lao động không làm các công việc trong hợp đồng lao động trong thời gian tạm hoãn. Vậy nên, các chế độ, trong đó có tiền lương cũng sẽ không phát sinh[3]. Chúng ta có thể thấy, nếu giữa người lao động và người sử dụng lao động có thoả thuận với nhau về việc trả lương khi tạm hoãn hợp đồng lao động thì người lao động vẫn được hưởng lương. Trong trường hợp giữa hai bên không có thoả thuận cho hưởng lương và các quyền, lợi ích theo hợp đồng lao động thì trong thời gian tạm hoãn hợp đồng lao động, người lao động không được hưởng lương.

Về việc đóng bảo hiểm xã hội trong trường hợp tạm hoãn hợp đồng lao động, Luật Bảo hiểm xã hội 2024 quy định Người lao động không làm việc và không hưởng tiền lương từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng thì không đóng bảo hiểm xã hội tháng đó[4]. Như vậy, trong trường hợp tạm hoãn hợp đồng lao động mà doanh nghiệp, công ty và người lao động không có thoả thuận về việc cho hưởng lương và thời gian tạm hoãn dưới 14 ngày làm việc thì vẫn phải đóng bảo hiểm xã hội theo quy định.

3. ĐIỀU CHUYỂN NGƯỜI LAO ĐỘNG QUA LÀM CÔNG VIỆC KHÁC SO VỚI HỢP ĐỒNG LAO ĐỘNG

 3.1. Trường hợp người sử dụng lao động được quyền chuyển người lao động sang làm công việc khác so với hợp đồng lao động

Theo quy định của Hợp đồng lao động, về nguyên tắc khi ký kết hợp đồng lao động, các bên phải có nghĩa vụ thực hiện đúng các cam kết, thỏa thuận trong hợp đồng lao động. Tuy nhiên sẽ có những điều kiện khách quan mà pháp luật quy định người sử dụng lao động sẽ có quyền điều chuyển người lao động sang làm một công việc khác so với hợp đồng lao động. Cụ thể Điều 29 BLLĐ quy định các trường hợp người sử dụng lao động được phép điều chuyển làm công việc khác so với hợp đồng lao động, như sau:

• Khi gặp khó khăn đột xuất do những điều kiện khách quan như thiên tai, hỏa hoạn, dịch bệnh nguy hiểm;
• Áp dụng biện pháp ngăn ngừa, khắc phục tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp;
• Sự cố điện, nước;
• Có nhu cầu sản xuất, kinh doanh

Đặc biệt, đối với trường hợp điều chuyển người lao động sang làm công việc khác so với hợp đồng lao động do có nhu cầu sản xuất, kinh doanh thì “nhu cầu sản xuất, kinh doanh” này phải được người sử dụng lao động quy định rõ ràng, cụ thể trong nội quy lao động của doanh nghiệp.

3.2. Thủ tục khi điều chuyển người lao động sang làm công việc khác so với hợp đồng lao động

Khi cần tạm thời điều chuyển người lao động sang làm công việc khác so với hợp đồng đã ký, người sử dụng lao động phải thông báo cho người lao động biết trước ít nhất 3 ngày làm việc. Nội dung thông báo cần nêu rõ thời gian làm công việc tạm thời và công việc đó phải phù hợp với sức khỏe và giới tính của người lao động.

Người sử dụng lao động được quyền tạm thời chuyển người lao động làm công việc khác so với hợp đồng lao động nhưng không được quá 60 ngày làm việc cộng dồn trong 01 năm. Tuy nhiên, việc điều chuyển này vẫn có thể được thực hiện nếu có sự đồng ý bằng văn bản của người lao động.

Như vậy, có thể thấy pháp luật không quy định giới hạn về số lần mà người sử dụng lao động điều chuyển người lao động sang làm công việc khác so với hợp đồng lao động. Tuy nhiên, pháp luật quy định về số ngày làm việc tối đa mà người sử dụng lao động có thể điều chuyển người lao động làm trong một năm.

3.3. Tiền lương trả cho NLĐ khi điều chuyển NLĐ sang làm công việc khác so với hợp đồng lao động

Khi người lao động được điều chuyển tạm thời sang công việc khác so với hợp đồng đã ký, họ sẽ được trả lương theo mức của công việc mới. Tuy nhiên, vì việc điều chuyển này được xem là ngoài ý muốn của người lao động nên cần đảm bảo sự ổn định về mặt tiền lương cho họ. Do đó, lúc này, nếu mức lương mới của người lao động bị điều chuyển thấp hơn so với công việc cũ, thì trong 30 ngày làm việc đầu tiên, người lao động vẫn được giữ nguyên mức lương cũ để đảm bảo thu nhập không bị ảnh hưởng đột ngột. Sau thời gian này, mức lương mới được áp dụng nhưng phải đảm bảo ít nhất bằng 85% lương cũ và không được thấp hơn mức lương tối thiểu theo quy định của pháp luật.

Trường hợp người lao động không đồng ý tạm thời làm công việc khác so với hợp đồng lao động quá 60 ngày làm việc cộng dồn trong 01 năm mà phải ngừng việc thì người sử dụng lao động phải trả lương ngừng việc theo quy định tại Điều 99 BLLĐ.

3.4. Trách nhiệm pháp lý của người sử dụng lao động

Theo quy định tại Điều 11 Nghị định số 12/2022/NĐ-CP về xử lý vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động, người sử dụng lao động (NSDLĐ) sẽ bị xử phạt nếu điều chuyển người lao động (NLĐ) trái quy định pháp luật. Cụ thể, phạt tiền từ 2.000.000 đến 6.000.000 đồng nếu NSDLĐ không thông báo việc điều chuyển công việc cho NLĐ trước ít nhất 03 ngày làm việc, hoặc không nêu rõ thời hạn làm việc tạm thời hay bố trí công việc không phù hợp với sức khỏe, giới tính của NLĐ. Mức phạt từ 6.000.000 đến 14.000.000 đồng được áp dụng nếu NSDLĐ chuyển NLĐ làm công việc khác so với hợp đồng lao động mà không có lý do chính đáng hoặc không có sự đồng ý của NLĐ, vi phạm nguyên tắc quy định tại Bộ luật Lao động. Ngoài ra, NSDLĐ còn phải khôi phục quyền, lợi ích hợp pháp cho NLĐ nếu việc điều chuyển trái luật gây ảnh hưởng đến thu nhập hoặc điều kiện làm việc.

Như vậy, pháp luật hiện hành đặt ra chế tài khá nghiêm khắc đối với hành vi điều chuyển NLĐ trái pháp luật, nhằm bảo vệ quyền lợi chính đáng của người lao động và buộc NSDLĐ phải tuân thủ đúng quy trình. Do đó, trước khi thực hiện việc điều chuyển, NSDLĐ cần thông báo rõ ràng, xác định lý do hợp lý, công việc phù hợp và thời hạn tạm thời cụ thể để tránh phát sinh khiếu nại hoặc bị xử phạt vi phạm hành chính

Trân trọng,

Công ty Luật TNHH ENT

[1] Điều 138 BLLĐ

[2] Điểm b khoản 2 Điều 11 Nghị định số 28/2020/NĐ-CP quy định xử phạt vi phạm hành chính lĩnh vực lao động, bảo hiểm xã hội, đưa người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng

[3] Khoản 2 Điều 30 BLLĐ

[4] Khoản 5 Điều 33 Luật Bảo hiểm xã hội 2024