Số 130326 – Trả lương (nguyên tắc, hình thức và kỳ hạn)

Kính gửi Quý Khách hàng,

Nguyên tắc trả lương là một trong những nội dung trọng tâm trong quản trị quan hệ lao động, có ý nghĩa quyết định đối với việc xây dựng chính sách tiền lương công bằng, minh bạch và phù hợp với quy định của pháp luật lao động. Việc thiết lập và áp dụng đúng các nguyên tắc trả lương không chỉ nhằm bảo đảm quyền và lợi ích hợp pháp của người lao động (“NLĐ”), mà còn là nghĩa vụ pháp lý quan trọng của người sử dụng lao động (“NSDLĐ”).

Bài viết pháp lý này tập trung phân tích các nguyên tắc trả lương cơ bản mà NSDLĐ cần tuân thủ theo pháp luật lao động hiện hành, đồng thời chỉ ra những vấn đề doanh nghiệp cần lưu ý khi xây dựng và triển khai chính sách tiền lương trên thực tế. Việc tuân thủ đúng và đầy đủ các nguyên tắc trả lương không chỉ giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro pháp lý mà còn góp phần tạo dựng môi trường làm việc minh bạch, nâng cao năng suất lao động và hướng tới sự phát triển ổn định, bền vững trong dài hạn.

1. Khái niệm về tiền lương

Theo quy định tại Điều 90 Bộ luật Lao động 2019 (“BLLĐ 2019”), tiền lương là số tiền mà NSDLĐ trả cho NLĐ theo thỏa thuận để thực hiện công việc, bao gồm mức lương theo công việc hoặc chức danh, phụ cấp lương và các khoản bổ sung khác. Việc thỏa thuận tiền lương phải được ghi nhận trong hợp đồng lao động (“HĐLĐ”) và bảo đảm tuân thủ các quy định bắt buộc của pháp luật lao động.

Pháp luật lao động quy định mức lương theo công việc hoặc chức danh không được thấp hơn mức lương tối thiểu. Trong đó, mức lương tối thiểu được hiểu là mức lương thấp nhất được trả cho NLĐ làm công việc giản đơn nhất trong điều kiện lao động bình thường nhằm bảo đảm mức sống tối thiểu của NLĐ và gia đình họ, phù hợp với điều kiện phát triển kinh tế – xã hội. Mức lương tối thiểu được xác lập theo vùng, ấn định theo tháng, giờ.

Việc điều chỉnh mức lương tối thiểu được Nhà nước xem xét, quyết định trên cơ sở nhiều yếu tố, bao gồm: mức sống tối thiểu của NLĐ và gia đình họ; tương quan giữa mức lương tối thiểu và mức lương trên thị trường; chỉ số giá tiêu dùng, tốc độ tăng trưởng kinh tế; quan hệ cung, cầu lao động; việc làm và thất nghiệp; năng suất lao động; khả năng chi trả của doanh nghiệp.

Bên cạnh đó, pháp luật lao động đặt ra nguyên tắc trả lương bình đẳng, theo đó NSDLĐ có trách nhiệm bảo đảm không phân biệt đối xử về giới tính trong trả lương đối với NLĐ làm công việc có giá trị như nhau. Nguyên tắc này nhằm thúc đẩy bình đẳng giới trong quan hệ lao động và là một trong những nghĩa vụ pháp lý quan trọng mà doanh nghiệp cần tuân thủ khi xây dựng và áp dụng chính sách tiền lương.

2. Nguyên tắc trả lương cho NLĐ

Căn cứ Điều 94 BLLĐ 2019, việc trả lương cho NLĐ phải tuân thủ các nguyên tắc cơ bản nhằm bảo đảm quyền lợi hợp pháp của NLĐ và trách nhiệm pháp lý của NSDLĐ.

Trước hết, NSDLĐ có nghĩa vụ trả lương trực tiếp, đầy đủ và đúng hạn cho NLĐ. Trường hợp NLĐ không thể trực tiếp nhận lương, NSDLĐ chỉ được thực hiện việc trả lương thông qua người được NLĐ ủy quyền hợp pháp. Quy định này nhằm bảo đảm tính minh bạch, xác định rõ chủ thể chịu trách nhiệm trong quan hệ trả lương, đồng thời hạn chế các tranh chấp phát sinh liên quan đến nghĩa vụ thanh toán tiền lương.

Bên cạnh đó, pháp luật lao động nghiêm cấm NSDLĐ hạn chế hoặc can thiệp vào quyền tự quyết chi tiêu tiền lương của NLĐ. Theo đó, NSDLĐ không được ép buộc NLĐ sử dụng tiền lương để mua hàng hóa, sử dụng dịch vụ của chính NSDLĐ hoặc của tổ chức, cá nhân khác do NSDLĐ chỉ định, dưới bất kỳ hình thức nào. Đây là nguyên tắc quan trọng nhằm bảo vệ quyền tự do tài sản và quyền lợi kinh tế chính đáng của NLĐ.

Như vậy, việc trả lương cho NLĐ phải bảo đảm đồng thời ba yêu cầu cốt lõi: trực tiếp, đầy đủ và đúng hạn. NSDLĐ là chủ thể chịu trách nhiệm chính trong việc thực hiện nghĩa vụ trả lương và phải bảo đảm việc trả lương phù hợp với các thỏa thuận trong HĐLĐ cũng như các quy định bắt buộc của pháp luật lao động hiện hành. Việc không tuân thủ các nguyên tắc này có thể dẫn đến rủi ro pháp lý, bao gồm trách nhiệm bồi thường và xử phạt vi phạm hành chính theo quy định.

3. Hình thức trả lương cho NLĐ

Căn cứ Điều 96 BLLĐ 2019 và các quy định hướng dẫn tại Nghị định số 145/2020/NĐ-CP, trên cơ sở tính chất công việc và điều kiện sản xuất, kinh doanh, NSDLĐ và NLĐ được thỏa thuận về hình thức trả lương, bao gồm trả lương theo thời gian, theo sản phẩm hoặc theo khoán. Việc lựa chọn hình thức trả lương phải được ghi nhận rõ trong HĐLĐ và bảo đảm phù hợp với quy định của pháp luật lao động.

Thứ nhất, tiền lương theo thời gian được trả cho NLĐ hưởng lương theo thời gian, căn cứ vào thời gian làm việc theo tháng, tuần, ngày, giờ theo thỏa thuận trong HĐLĐ, cụ thể:

• Tiền lương tháng được trả cho một tháng làm việc;
• Tiền lương tuần được trả cho một tuần làm việc. Trường hợp HĐLĐ thỏa thuận tiền lương theo tháng thì tiền lương tuần được xác định bằng tiền lương tháng nhân với 12 tháng và chia cho 52 tuần;
• Tiền lương ngày được trả cho một ngày làm việc. Trường hợp HĐLĐ thỏa thuận tiền lương theo tháng thì tiền lương ngày được xác định bằng tiền lương tháng chia cho số ngày làm việc bình thường trong tháng theo quy định của pháp luật mà doanh nghiệp lựa chọn. Trường hợp HĐLĐ thỏa thuận tiền lương theo tuần thì tiền lương ngày được xác định bằng tiền lương tuần chia cho số ngày làm việc trong tuần theo thỏa thuận trong HĐLĐ;
• Tiền lương giờ được trả cho một giờ làm việc. Trường hợp HĐLĐ thỏa thuận tiền lương theo tháng hoặc theo tuần hoặc theo ngày thì tiền lương giờ được xác định bằng tiền lương ngày chia cho số giờ làm việc bình thường trong ngày theo quy định tại Điều 105 của Bộ luật Lao động.

Thứ hai, tiền lương theo sản phẩm được trả cho NLĐ hưởng lương theo sản phẩm, căn cứ vào mức độ hoàn thành số lượng, chất lượng sản phẩm theo định mức lao động và đơn giá sản phẩm được giao.

Thứ ba, tiền lương khoán được trả cho NLĐ hưởng lương khoán, căn cứ vào khối lượng, chất lượng công việc và thời gian phải hoàn thành.

Về phương thức trả lương, tiền lương có thể được trả bằng tiền mặt hoặc thông qua tài khoản cá nhân của NLĐ mở tại ngân hàng. Trường hợp trả lương qua tài khoản ngân hàng, NSDLĐ có trách nhiệm chi trả các khoản phí liên quan đến việc mở tài khoản và chuyển tiền lương, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác phù hợp với quy định pháp luật.

Việc lựa chọn và áp dụng đúng hình thức trả lương không chỉ bảo đảm tuân thủ quy định pháp luật mà còn góp phần hạn chế tranh chấp lao động và nâng cao hiệu quả quản trị nhân sự trong doanh nghiệp.

4. Kỳ hạn trả lương cho NLĐ

Căn cứ Điều 97 BLLĐ 2019, kỳ hạn trả lương được xác định trên cơ sở hình thức trả lương đã thỏa thuận trong HĐLĐ và phải được NSDLĐ thực hiện một cách đầy đủ, đúng hạn. Theo đó, đối với NLĐ hưởng lương theo giờ, ngày hoặc tuần, tiền lương được trả sau giờ, ngày hoặc tuần làm việc, hoặc được gộp trả nhưng không quá 15 ngày. Đối với NLĐ hưởng lương theo tháng, tiền lương được trả theo tháng hoặc nửa tháng. Trường hợp NLĐ hưởng lương theo sản phẩm hoặc theo khoán, tiền lương được trả theo thỏa thuận giữa các bên; nếu công việc phải thực hiện trong nhiều tháng thì tiền lương được tạm ứng hằng tháng theo khối lượng công việc đã hoàn thành.

Pháp luật lao động cho phép NSDLĐ được chậm trả lương trong một số trường hợp đặc biệt, xuất phát từ lý do bất khả kháng theo quy định của pháp luật. Tuy nhiên, trong mọi trường hợp, thời gian chậm trả lương không được quá 30 ngày. Khi trả lương chậm từ 15 ngày trở lên, NSDLĐ có trách nhiệm trả thêm cho NLĐ một khoản tiền tương đương với số tiền lãi của khoản tiền lương chậm trả, được tính theo lãi suất tiền gửi có kỳ hạn 01 tháng do ngân hàng nơi NSDLĐ mở tài khoản trả lương công bố tại thời điểm trả lương.

Việc không tuân thủ quy định về kỳ hạn trả lương hoặc chậm trả lương không đúng căn cứ pháp luật có thể làm phát sinh trách nhiệm pháp lý cho NSDLĐ, bao gồm nghĩa vụ bồi thường thiệt hại cho NLĐ và nguy cơ bị xử phạt vi phạm hành chính theo quy định của pháp luật. Do đó, NSDLĐ cần xây dựng cơ chế trả lương rõ ràng, chủ động kế hoạch tài chính và kiểm soát dòng tiền nhằm bảo đảm việc chi trả tiền lương đúng hạn, hạn chế tối đa các tranh chấp lao động phát sinh trong thực tiễn.

Như thường lệ, chúng tôi hy vọng Quý khách hàng thấy bài viết này hữu ích và mong muốn được đồng hành, hỗ trợ Quý Khách hàng trong thời gian tới.

Trân trọng,

Công ty Luật TNHH ENT