Số 130326 – Thang lương, bảng lương và định mức lao động – nghĩa vụ tuân thủ và rủi ro pháp lý doanh nghiệp cần lưu ý

Kính gửi Quý khách hàng,

Thang lương, bảng lương và định mức lao động là những công cụ quản trị cốt lõi trong chính sách tiền lương của doanh nghiệp. Không chỉ mang ý nghĩa quản lý nội bộ, đây còn là nghĩa vụ pháp lý bắt buộc theo quy định của Bộ luật Lao động 2019 và các văn bản hướng dẫn thi hành. Việc xây dựng thang lương, bảng lương và định mức lao động sai nguyên tắc, thiếu công khai hoặc trả lương thấp hơn mức tối thiểu vùng có thể dẫn đến đến xử phạt hành chính với mức phạt đáng kể, nghĩa vụ truy trả tiền lương cho người lao động và phát sinh tranh chấp lao động tập thể, ảnh hưởng đến uy tín và hoạt động sản xuất kinh doanh. Bài viết này sẽ hệ thống các quy định pháp lý quan trọng cùng những rủi ro thường gặp, giúp doanh nghiệp chủ động kiểm soát tuân thủ và hạn chế rủi ro pháp lý.

1. Khái niệm và vai trò của thang lương, bảng lương, định mức lao động trong quản trị doanh nghiệp

1.1. Thang lương và bảng lương

Trong quản trị nhân sự, thang lương và bảng lương là hệ thống được doanh nghiệp thiết kế nhằm phân loại, sắp xếp và quản lý mức thu nhập theo từng vị trí, chức danh, trình độ chuyên môn và năng lực thực tế của người lao động. Dù pháp luật chưa đưa ra định nghĩa chính thức, có thể khái quát như sau:

• Thang lương: Là hệ thống các bậc lương được sắp xếp theo trình tự tăng dần, gắn với từng chức danh hoặc nhóm chức danh. Mỗi bậc phản ánh sự khác biệt về kinh nghiệm, kỹ năng, trách nhiệm và hiệu quả công việc. Thang lương là căn cứ quan trọng để thỏa thuận mức lương trong hợp đồng lao động, xem xét nâng bậc, tăng lương định kỳ, quản lý chi phí nhân sự và hoạch định ngân sách tiền lương.
• Bảng lương: Là bảng tổng hợp toàn bộ mức lương áp dụng cho các chức danh, vị trí trong doanh nghiệp, thường đi kèm phụ cấp và các khoản bổ sung cố định. Bảng lương là cơ sở để tính toán số tiền thực tế chi trả cho người lao động (bao gồm lương, phụ cấp, khấu trừ bảo hiểm xã hội, thuế thu nhập cá nhân…), đảm bảo tính minh bạch, công bằng trong chính sách tiền lương, và làm căn cứ pháp lý khi quyết toán thuế và tham gia bảo hiểm bắt buộc.

Theo đó, thang lương, bảng lương không chỉ mang tính thủ tục mà còn là công cụ quản trị chiến lược, cụ thể:

• Thỏa thuận lương trong hợp đồng lao động, xác định tiền lương đóng bảo hiểm bắt buộc, và là hồ sơ quan trọng khi quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp;
• Giúp doanh nghiệp kiểm soát quỹ lương, duy trì sự công bằng nội bộ, đồng thời tạo động lực thông qua lộ trình thăng tiến và tăng lương rõ ràng;
• Một hệ thống minh bạch, tuân thủ pháp luật giúp hạn chế tranh chấp lao động và tránh các chế tài xử phạt.

1.2. Định mức lao động

Định mức lao động là khối lượng công việc hoặc năng suất được xác định làm căn cứ để trả lương. Đây là yếu tố đặc biệt quan trọng, nhất là trong các doanh nghiệp sản xuất, nơi thu nhập gắn trực tiếp với sản lượng và hiệu quả làm việc.

Việc doanh nghiệp xây dựng định mức lao động nhằm đảm bảo người lao động được hưởng lương tương ứng với khối lượng công việc đã hoàn thành và khuyến khích người lao động nâng cao hiệu suất công việc. Đồng thời, giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí, tối ưu hóa nguồn lực và còn giúp minh bạch, giảm thiếu khiếu nại liên quan đến tiền lương và khối lượng công việc.

2. Nguyên tắc xây dựng theo pháp luật

Theo Điều 93 Bộ Luật lao động 2019, khi thiết lập thang lương, bảng lương và định mức lao động, doanh nghiệp phải tuân thủ các nguyên tắc cơ bản sau:

• Cơ sở trả lương và giao kết hợp đồng lao động: Doanh nghiệp phải xây dựng thang lương, bảng lương và định mức lao động làm cơ sở để tuyển dụng, sử dụng lao động, thỏa thuận mức lương theo công việc hoặc chức danh ghi trong hợp đồng lao động và trả lương cho người lao động.
• Định mức lao động phải hợp lý: Mức lao động phải là mức trung bình bảo đảm số đông người lao động thực hiện được mà không phải kéo dài thời giờ làm việc bình thường và phải được áp dụng thử trước khi ban hành chính thức.
• Tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động: Doanh nghiệp phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở khi xây dựng thang lương, bảng lương và định mức lao động.
• Công khai trước khi thực hiện: Thang lương, bảng lương và định mức lao động phải được công bố công khai tại nơi làm việc trước khi thực hiện.

3. Mức lương tối thiểu – Cơ sở bắt buộc khi xây dựng thang lương, bảng lương

Theo khoản 1 Điều 91 Bộ luật Lao động 2019, mức lương tối thiểu là mức lương thấp nhất được trả cho người lao động làm công việc giản đơn nhất trong điều kiện lao động bình thường nhằm bảo đảm mức sống tối thiểu của người lao động và gia đình họ, phù hợp với điều kiện phát triển kinh tế – xã hội.

Theo đó, nguyên tắc xác lập mức lương tối thiểu là theo vùng, ấn định theo tháng, giờ, và được điều chỉnh dựa trên mức sống tối thiểu của người lao động và gia đình họ; tương quan giữa mức lương tối thiểu và mức lương trên thị trường; chỉ số giá tiêu dùng, tốc độ tăng trưởng kinh tế; quan hệ cung, cầu lao động; việc làm và thất nghiệp; năng suất lao động; khả năng chi trả của doanh nghiệp.

Như vậy, khi xây dựng thang lương, bảng lương, doanh nghiệp phải căn cứ vào mức lương tối thiểu vùng để thực hiện đúng quy định về nguyên tắc trả lương. Theo đó, khoản 1 Điều 3 Nghị định 293/2025/NĐ-CP quy định mức lương tối thiểu tháng và mức lương tối thiểu giờ đối với người lao động làm việc cho doanh nghiệp theo vùng như sau:

Doanh nghiệp phải bảo đảm rằng mức lương trả cho người lao động làm đủ thời giờ làm việc bình thường và hoàn thành định mức lao động không được thấp hơn mức lương tối thiểu vùng nêu trên. Danh mục địa bàn thuộc từng vùng được quy định chi tiết tại Phụ lục kèm theo Nghị định 293/2025/NĐ-CP.

Đồng thời, nguyên tắc áp dụng theo địa bàn được xác định như sau:

• Doanh nghiệp hoạt động trên địa bàn thuộc vùng nào thì áp dụng mức lương tối thiểu quy định đối với địa bàn đó.
• Doanh nghiệp có đơn vị, chi nhánh hoạt động trên các địa bàn có mức lương tối thiểu khác nhau thì đơn vị, chi nhánh hoạt động ở địa bàn nào, áp dụng mức lương tối thiểu quy định đối với địa bàn đó.
• Doanh nghiệp hoạt động trong khu công nghiệp, khu chế xuất, khu công nghệ cao, khu công nghệ số tập trung nằm trên các địa bàn có mức lương tối thiểu khác nhau thì áp dụng theo địa bàn có mức lương tối thiểu cao nhất.
• Doanh nghiệp hoạt động trên địa bàn có sự thay đổi tên hoặc chia thì tạm thời áp dụng mức lương tối thiểu quy định đối với địa bàn trước khi thay đổi tên hoặc chia cho đến khi Chính phủ có quy định mới.
• Doanh nghiệp hoạt động trên địa bàn được thành lập mới từ một địa bàn hoặc nhiều địa bàn có mức lương tối thiểu khác nhau thì áp dụng mức lương tối thiểu theo địa bàn có mức lương tối thiểu cao nhất cho đến khi Chính phủ có quy định mới.

Ngoài ra, theo Luật Bảo hiểm xã hội 2024 và Nghị định 158/2025/NĐ-CP, tiền lương làm căn cứ đóng Bảo hiểm xã hội bắt buộc bao gồm:

• Mức lương theo công việc hoặc chức danh ghi trong thang bảng lương của doanh nghiệp.
• Các khoản phụ cấp lương để bù đắp về điều kiện lao động, tính chất phức tạp của công việc, điều kiện sinh hoạt, …
• Các khoản bổ sung khác xác định được mức tiền cụ thể và trả thường xuyên trong mỗi kỳ lương.

Điều này đồng nghĩa với việc mức lương đóng BHXH phải gắn liền với thang bảng lương và hợp đồng lao động, đồng thời không được thấp hơn mức lương tối thiểu vùng.

4. Các vi phạm phổ biến về xây dựng thang bảng lương và chế tài xử phạt

Theo khoản 1 Điều 17 Nghị định 12/2022/NĐ-CP, doanh nghiệp có thể bị xử phạt 10.000.000 – 20.000.000 đồng nếu vi phạm các quy định sau:

• Không công bố công khai tại nơi làm việc trước khi thực hiện: thang lương, bảng lương; mức lao động; quy chế thưởng;
• Không xây dựng thang lương, bảng lương hoặc định mức lao động; không áp dụng thử mức lao động trước khi ban hành chính thức;
• Không tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở khi xây dựng thang lương, bảng lương; định mức lao động; quy chế thưởng;
• Không thông báo bảng kê trả lương hoặc có thông báo bảng kê trả lương cho người lao động nhưng không đúng theo quy định;
• Không trả lương bình đẳng hoặc phân biệt giới tính đối với người lao động làm công việc có giá trị như nhau.

Ngoài ra, theo khoản 3 Điều 17 Nghị định 12/2022/NĐ-CP, doanh nghiệp khi có hành vi trả lương cho người lao động thấp hơn mức lương tối thiểu do Chính phủ quy định thì sẽ chịu mức phạt như sau:

• Từ 40.000.000 đồng đến 60.000.000 đồng đối với vi phạm từ 01 người đến 10 người lao động;
• Từ 60.000.000 đồng đến 100.000.000 đồng đối với vi phạm từ 11 người đến 50 người lao động;
• Từ 100.000.000 đồng đến 150.000.000 đồng đối với vi phạm từ 51 người lao động trở lên.

Ngoài tiền phạt, doanh nghiệp phải khắc phục hậu quả bằng việc trả đủ tiền lương cộng với khoản tiền lãi của số tiền lương chậm trả, trả thiếu cho người lao động tính theo mức lãi suất tiền gửi không kỳ hạn cao nhất của các ngân hàng thương mại nhà nước công bố tại thời điểm xử phạt.5,

5. Khuyến nghị quản trị rủi ro cho doanh nghiệp

Trên thực tế, rủi ro pháp lý không chỉ phát sinh từ việc không xây dựng thang lương, bảng lương và định mức lao động, mà còn từ việc xây dựng mang tính hình thức, thiếu hồ sơ chứng minh quy trình hợp lệ. Để hạn chế rủi ro, doanh nghiệp cần lưu ý: Cập nhật thang lương, bảng lương theo mức lương tối thiểu vùng mới nhất để bảo đảm tuân thủ pháp luật; Ghi nhận và lưu trữ biên bản tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (nếu có); Định mức phải được thiết lập dựa trên phân tích công việc, thử nghiệm thực tế và có biên bản áp dụng thử trước khi ban hành chính thức; Kiểm tra sự phù hợp giữa thang lương, bảng lương và nội dung hợp đồng lao động để tránh mâu thuẫn; và thực hiện chính sách trả lương bình đẳng, không phân biệt đối xử, nhằm duy trì sự minh bạch và ổn định quan hệ lao động.

Ngoài ra, cần lưu ý rằng Bộ luật Lao động 2019 không phân biệt quy mô doanh nghiệp. Do đó, mọi doanh nghiệp có sử dụng lao động theo hợp đồng đều bắt buộc phải xây dựng thang lương, bảng lương và định mức lao động theo quy định.

Tóm lại, thang lương, bảng lương và định mức lao động không chỉ là yêu cầu tuân thủ hành chính, mà còn là nền tảng cho hệ thống tiền lương minh bạch, bền vững và hạn chế tranh chấp. Việc thiết lập đúng ngay từ đầu giúp doanh nghiệp tránh được chi phí xử phạt, nghĩa vụ truy thu và nguy cơ khiếu nại tập thể liên quan đến tiền lương.

Như thường lệ, chúng tôi hy vọng Quý khách hàng thấy bài viết này hữu ích và mong muốn được làm việc với Quý khách hàng trong thời gian tới.

Trân trọng,

Công ty Luật TNHH ENT