Số 240326 – Quy định pháp luật về tạm ứng tiền lương theo pháp luật lao động Việt Nam

Kính gửi Quý khách hàng,

Trên thực tế, trong quá trình làm việc, không ít trường hợp người lao động phát sinh nhu cầu được tạm ứng tiền lương nhằm đáp ứng các chi phí sinh hoạt hoặc nhu cầu cá nhân cấp thiết trước kỳ trả lương. Việc tạm ứng tiền lương là một cơ chế linh hoạt, góp phần bảo đảm đời sống của người lao động và duy trì quan hệ lao động ổn định. Tuy nhiên, pháp luật hiện hành đã có những quy định nhất định về điều kiện, nguyên tắc và trách nhiệm của các bên khi thực hiện tạm ứng tiền lương. Nếu không nắm rõ, doanh nghiệp có thể gặp phải những rủi ro pháp lý liên quan đến nghĩa vụ thanh toán, quản lý lao động và tuân thủ quy định pháp luật. Vậy quy định về tạm ứng tiền lương được hiểu như thế nào và doanh nghiệp cần lưu ý những vấn đề gì? Quý khách hàng có thể tham khảo bài viết dưới đây của chúng tôi.

1. Khái niệm tạm ứng tiền lương

Tiền lương được hiểu là khoản tiền mà người sử dụng lao động sẽ phải trả cho người lao động để thực hiện công việc theo hai bên đã thoả thuận, bao gồm mức lương theo công việc hoặc chức danh, phụ cấp lương và các khoản bổ sung khác. Theo đó, mức lương theo công việc hoặc chức danh không được thấp hơn mức lương tối thiểu.

Tạm ứng tiền lương là việc người sử dụng lao động chi trả trước cho người lao động một khoản tiền nhất định từ tiền lương mà người lao động sẽ được hưởng trong kỳ trả lương tiếp theo hoặc trong tương lai, theo thỏa thuận hoặc theo quy định của pháp luật.

Tạm ứng tiền lương nhằm hỗ trợ người lao động trong những trường hợp có nhu cầu tài chính chính đáng, đồng thời bảo đảm quyền lợi và nghĩa vụ của các bên trong quan hệ lao động.

2. Các trường hợp tạm ứng tiền lương theo quy định pháp luật

2.1. Tạm ứng tiền lương theo thỏa thuận

Căn cứ theo khoản 1 Điều 101 Bộ luật Lao động 2019, người lao động được quyền thỏa thuận với người sử dụng lao động về việc tạm ứng tiền lương. Pháp luật không giới hạn số lần, mức tạm ứng hoặc thời điểm tạm ứng, miễn là có sự đồng thuận của hai bên. Trong thực tế, người sử dụng lao động thường quy định cụ thể về điều kiện, mức tạm ứng và phương thức hoàn trả trong nội quy lao động hoặc quy chế tài chính nội bộ.

2.2. Tạm ứng tiền lương khi nghỉ phép năm

Trường hợp người lao động nghỉ hằng năm và có nhu cầu tạm ứng tiền lương, người sử dụng lao động phải tạm ứng ít nhất bằng tiền lương của những ngày nghỉ theo quy định tại khoản 2 Điều 101 Bộ luật Lao động 2019. Đây là nghĩa vụ bắt buộc của người sử dụng lao động, không phụ thuộc vào việc có hay không quy định nội bộ.

2.3. Tạm ứng tiền lương đối với người lao động hưởng lương theo sản phẩm, theo khoán

Người lao động làm việc hưởng theo sản phẩm, khoán thông thường được hưởng tiền lương sau khi hoàn thành số lượng sản phẩm hoặc công việc nhất định. Tuy nhiên, trên thực tế, nhiều công việc được diễn ra trong thời gian dài, nhiều tháng, việc nhận lương theo khoán hoặc sản phẩm có thể gây ảnh hưởng đến trang trải cuộc sống. Vì vậy pháp luật, dưới tinh thần bảo vệ người lao động, đã quy định cụ thể trường hợp người lao động được tạm ứng tiền lương đối với trường hợp hưởng lương theo sản phẩm, theo khoán.

Căn cứ theo Khoản 3 Điều 97 Bộ luật Lao động 2019, đối với người lao động được hưởng lương theo sản phẩm, theo khoán được trả lương theo thỏa thuận của hai bên, nếu công việc phải làm trong nhiều tháng thì hằng tháng người lao động sẽ được tạm ứng tiền lương theo khối lượng công việc đã làm trong tháng.

2.4. Tạm ứng lương trong trường hợp người lao động bị tạm đình chỉ công việc

Căn cứ theo khoản 2 Điều 128 Bộ luật Lao động 2019, trong trường hợp mà người lao động bị tạm đình chỉ công việc thì được tạm ứng 50% tiền lương trước khi bị đình chỉ công việc.

Đối với các trường hợp khác, pháp luật tôn trọng sự thỏa thuận và chỉ bắt buộc người sử dụng lao động tạm ứng tiền lương cho người lao động, tuy nhiên không có chế tài xử phạt nếu người sử dụng lao động không thực hiện một cách cụ thể. Tuy nhiên, trong trường hợp 2.4 này, nếu người sử dụng lao động không chi tạm ứng lương nhân viên hoặc tạm ứng không đủ trong thời gian sẽ bị tạm đình chỉ công việc theo quy định tại Điều 17 Nghị định 12/2022/NĐ-CP và phải chịu mức xử phạt hành chính từ 10.000.000 đồng – 100.000.000 đồng tùy vào số lượng lao động. Cụ thể:

• Từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với vi phạm từ 01 người đến 10 người lao động;
• Từ 20.000.000 đồng đến 40.000.000 đồng đối với vi phạm từ 11 người đến 50 người lao động;
• Từ 40.000.000 đồng đến 60.000.000 đồng đối với vi phạm từ 51 người đến 100 người lao động;
• Từ 60.000.000 đồng đến 80.000.000 đồng đối với vi phạm từ 101 người đến 300 người lao động;
• Từ 80.000.000 đồng đến 100.000.000 đồng đối với vi phạm từ 301 người lao động trở lên.

2.5. Tạm ứng tiền lương khi thực hiện nghĩa vụ công dân

Nghĩa vụ công dân ở đây được hiểu là những công việc mà công dân bắt buộc phải tham gia thực hiện, ví dụ: tham gia bầu cử, trách nhiệm trong lao động,….. Trong trường hợp này, người sử dụng lao động phải tạm ứng tiền lương cho người lao động tương ứng với số ngày người lao động tạm thời nghỉ việc để thực hiện nghĩa vụ công dân nhưng tối đa không quá 01 tháng tiền lương theo hợp đồng lao động nhưng người lao động phải hoàn trả số tiền đã tạm ứng.

Căn cứ theo quy định tại Khoản 2 Điều 101 Bộ luật lao động 2019, người sử dụng lao động có nghĩa tạm ứng tiền lương cho người lao động khi người lao động phải tạm thời nghỉ việc để thực hiện nghĩa vụ công dân theo quy định của pháp luật, trừ trường hợp tham gia nghĩa vụ quân sự. Thời gian nghỉ từ 01 tuần trở lên nhưng tối đa không quá 01 tháng tiền lương theo hợp đồng lao động và người lao động phải hoàn trả số tiền đã tạm ứng.

KẾT LUẬN

Tạm ứng tiền lương là một cơ chế mang tính linh hoạt, thể hiện sự hỗ trợ của người sử dụng lao động đối với người lao động, đồng thời vẫn bảo đảm nguyên tắc thỏa thuận và tuân thủ pháp luật lao động. Việc nhận thức và áp dụng đúng các quy định liên quan đến tạm ứng tiền lương không chỉ góp phần bảo vệ quyền lợi của người lao động mà còn giúp doanh nghiệp kiểm soát rủi ro pháp lý và duy trì quan hệ lao động ổn định, hài hòa.

Tuy nhiên, trên thực tế, việc triển khai quy định này vẫn phát sinh nhiều vướng mắc, chủ yếu xuất phát từ cách hiểu và tổ chức thực hiện trong nội bộ doanh nghiệp. Việc thiếu các quy định nội bộ cụ thể về điều kiện tạm ứng, mức tạm ứng và cơ chế hoàn trả có thể dẫn đến áp dụng không thống nhất và phát sinh khiếu nại. Bên cạnh đó, rủi ro pháp lý còn xuất hiện trong các trường hợp nhầm lẫn giữa tạm ứng tiền lương và khoản vay của người lao động, hoặc khi doanh nghiệp khấu trừ tiền lương để hoàn trả khoản tạm ứng vượt quá giới hạn luật định. Đặc biệt, khi người lao động chấm dứt hợp đồng lao động mà không có thỏa thuận hoàn trả rõ ràng bằng văn bản, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn trong việc đối chiếu, quyết toán và thu hồi khoản tiền đã tạm ứng. Ngoài ra, việc không thực hiện đầy đủ nghĩa vụ tạm ứng tiền lương trong các trường hợp bắt buộc theo quy định pháp luật, nhất là khi người lao động nghỉ hằng năm và có yêu cầu tạm ứng, cũng tiềm ẩn nguy cơ vi phạm pháp luật lao động.

Do đó, để hạn chế rủi ro pháp lý, người sử dụng lao động cần xây dựng và ban hành quy định nội bộ rõ ràng về tạm ứng tiền lương trong nội quy lao động hoặc quy chế lương, thưởng, trong đó xác định cụ thể điều kiện, mức tạm ứng tối đa và thời hạn hoàn trả. Việc tạm ứng và hoàn trả cần được ghi nhận bằng văn bản hoặc có xác nhận đầy đủ nhằm bảo đảm tính minh bạch và làm cơ sở giải quyết tranh chấp khi cần thiết. Đồng thời, doanh nghiệp phải tuân thủ nghiêm các quy định về khấu trừ tiền lương, không được lợi dụng cơ chế tạm ứng để gây bất lợi cho người lao động, và thực hiện việc đối chiếu, quyết toán khoản tiền lương đã tạm ứng đúng trình tự, thủ tục theo quy định pháp luật khi người lao động chấm dứt hợp đồng lao động.

Như thường lệ, chúng tôi hy vọng Quý khách hàng thấy bài viết này hữu ích và mong muốn được đồng hành, hỗ trợ Quý Khách hàng trong thời gian tới.

Trân trọng,

Công ty Luật TNHH ENT