Số 010523 – Thành lập văn phòng đại diện của doanh nghiệp

Kính gửi Quý khách hàng,

Văn phòng đại diện (“VPĐD”) là một trong các loại hình đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp tại Việt Nam. Tuỳ vào mục đích và nhu cầu kinh doanh, doanh nghiệp Việt Nam hoặc thương nhận ở nước ngoài có thể thành lập VPĐD nhằm mục đích tạo thuận lợi cho hoạt động kinh doanh của mình.

Để hiểu rõ hơn về khái niệm, chức năng, cơ cấu tổ chức, hoạt động và thủ tục thành lập từng loại VPĐD theo quy định của pháp luật, Quý khách có thể tham khảo bài viết này của chúng tôi.

1. Khái niệm VPĐD

Theo định nghĩa chung Luật doanh nghiệp 2020, VPĐD được hiểu là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó.^[1]

Cùng với đó, Luật Thương mại 2005 định nghĩa về VPĐD của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam như sau: VPĐD của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam là đơn vị phụ thuộc của thương nhân nước ngoài, được thành lập theo quy định của pháp luật Việt Nam để tìm hiểu thị trường và thực hiện một số hoạt động xúc tiến thương mại mà pháp luật Việt Nam cho phép.[2]

Như vậy, có hai loại hình VPĐD được tổ chức và hoạt động theo hai luật chuyên ngành. VPĐD của doanh nghiệp thành lập tại Việt Nam được tổ chức và hoạt động theo Luật Doanh nghiệp, còn VPĐD của doanh nghiệp nước ngoài (thương nhân nước ngoài) được tổ chức và hoạt động theo pháp luật về thương mại.

2. Chức năng của VPĐD

Không giống như địa điểm kinh doanh hay chi nhánh của doanh nghiệp, theo quy định tại Điều 44 Luật Doanh nghiệp: “Văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp”. Chức năng kinh doanh của doanh nghiệp theo quy định này có thể được hiểu là việc thực hiện các hoạt động kinh doanh sinh lời cho doanh nghiệp nằm trong phạm vi các ngành nghề mà doanh nghiệp đã đăng ký khi thành lập.

Theo đó, VPĐD sẽ không được thực hiện bất kỳ hoạt động kinh doanh sinh lời, mà chỉ có thể được thực hiện một số các hoạt động theo uỷ quyền của doanh nghiệp như:

(i)         Đại diện doanh nghiệp liên hệ với các đối tác, khách hàng;

(ii)        Thực hiện nghiên cứu, phân tích, đánh giá thị trường và thu thập thông tin.

Ngoài ra, theo quy định của Luật Thương mại 2005, VPĐD không được trực tiếp thực hiện các hoạt động xúc tiến thương mại bao gồm: khuyến mại; quảng cáo; trưng bày, giới thiệu hàng hoá, dịch vụ (trừ trường hợp trưng bày, giới thiệu tại trụ sở VPĐD); hội chợ, triển lãm thương mại. Tuy nhiên, trong trường hợp được doanh nghiệp uỷ quyền, VPĐD có thể thực hiện xúc tiến thương mại thông qua ký kết hợp đồng với thương nhân cung cấp các dịch vụ xúc tiến thương mại nêu trên (trừ hình thức khuyến mại, văn phòng đại diện sẽ không được thực hiện khuyến mại dù là trực tiếp hay gián tiếp thông qua công ty cung cấp dịch vụ).[3]

3. Cơ cấu tổ chức và hoạt động của VPĐD

VPĐD có cơ cấu tổ chức đơn giản, bao gồm người đứng đầu VPĐD và người lao động làm việc tại văn phòng. Cơ cấu tổ chức tinh gọn này giúp giảm thiểu chi phí quản lý, đặc biệt là trong giai đoạn đầu tiếp cận, tìm hiểu thị trường.

Trong quá trình hoạt động, VPĐD không được phép giao kết hợp đồng, sửa đổi, bổ sung hợp đồng đã giao kết, trừ trường hợp người đứng đầu VPĐD có giấy uỷ quyền hợp pháp của doanh nghiệp hoặc VPĐD tự mình ký trong các trường hợp sau:[4]

(i)         Thuê trụ sở, thuê, mua các phương tiện, vật dụng cần thiết cho hoạt động của VPĐD;

(ii)        Tuyển dụng lao động là người Việt Nam, người nước ngoài để làm việc tại VPĐD theo quy định của pháp luật Việt Nam.

(iii)       Mở tài khoản ngân hàng và sử dụng tài khoản này vào hoạt động của VPĐD. (Lưu ý: Đối với VPĐD của thương nhân nước ngoài, chỉ có thể mở tài khoản bằng ngoại tệ, bằng đồng Việt Nam có gốc ngoại tệ tại ngân hàng được phép hoạt động tại Việt Nam).

4. Thủ tục thành lập

4.1. Đối với VPĐD của doanh nghiệp Việt Nam

(i)         Cơ quan có thẩm quyền: Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh thành phố nơi văn phòng đại điện đặt trụ sở.

(ii)        Các bước thực hiện:

–           Bước 1: Chuẩn bị bộ hồ sơ đăng ký thành lập VPĐD;

–           Bước 2: Nộp bộ hồ sơ thành lập VPĐD tới Phòng Đăng ký kinh doanh thông qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp[5];

–           Bước 3: Phòng Đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của VPĐD. Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh thông báo bằng văn bản nội dung cần sửa đổi, bổ sung cho doanh nghiệp.

(iii)        Thời gian thực hiện: 03 (ba) ngày làm việc kể từ ngày nộp đầy đủ hồ sơ hợp lệ

(iv)       Hồ sơ đăng ký:

4.2. Đối với VPĐD của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam

(i)         Cơ quan có thẩm quyền cấp phép:

–           Sở Công Thương các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện ngoài khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao.

–           Ban quản lý khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao đối với trường hợp Văn phòng đại diện đặt trụ sở trong khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao.

(ii)        Các bước thực hiện:

–           Bước 1: Chuẩn bị bộ hồ sơ thành lập VPĐD thương nhân nước ngoài tại Việt Nam;

–           Bước 2: Nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua đường bưu điện hoặc trực tuyến (nếu đủ điều kiện áp dụng) đến cơ quan cấp phép.

–           Bước 3: Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ, cơ quan cấp phép sẽ kiểm tra và yêu cầu bổ sung nếu hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ.

Trường hợp cần lấy ý kiến của bộ quản lý chuyên ngành, cơ quan cấp phép gửi văn bản lấy ý kiến của bộ quản lý chuyên ngành trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được văn bản xin ý kiến của Cơ quan cấp Giấy phép, bộ quản lý chuyên ngành có văn bản nêu rõ ý kiến đồng ý hoặc không đồng ý cấp phép thành lập VPĐD.

–           Bước 4: Trường hợp không cần xin ý kiến của bộ quản lý chuyên ngành, trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Cơ quan cấp Giấy phép cấp hoặc không cấp Giấy phép thành lập VPĐD cho thương nhân nước ngoài.

Trường hợp cần xin ý kiến của bộ quản lý chuyên ngành, trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được ý kiến của bộ quản lý chuyên ngành, Cơ quan cấp Giấy phép cấp hoặc không cấp Giấy phép thành lập VPĐD cho thương nhân nước ngoài

(ii)        Thời gian thực hiện: 07 ngày làm việc kể từ ngày nộp đầy đủ hồ sơ hợp lệ.

(iii)       Hồ sơ chuẩn bị:

Như thường lệ, chúng tôi hy vọng Quý khách hàng thấy bài viết này hữu ích và mong muốn được làm việc với Quý khách hàng trong thời gian tới.

Trân trọng,

Công ty Luật TNHH ENT

Quý khách hàng có thể tìm đọc bản đầy đủ của Hướng dẫn pháp lý này tại đây.

————————————————————————————————————-

[1] Khoản 2, Điều 44 Luật Doanh Nghiệp 2020

[2] Khoản 6, Điều 3, Luật Thương mại 2005

[3] Điều 91, Điều 103. Điều 118, Điều 131 Luật Thương mại 2005.

[4] Điều 17, Điều 18 Luật Thương mại 2005

[5] Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp: https://dangkykinhdoanh.gov.vn/vn/Pages/Trangchu.aspx