PHÂN TÍCH PHÁP LÝ VỀ KỶ LUẬT LAO ĐỘNG

Kỷ luật lao động là một trong những chế định trung tâm của pháp luật lao động, đồng thời là công cụ pháp lý quan trọng để người sử dụng lao động (“NSDLĐ”) duy trì trật tự sản xuất, kinh doanh. Do tính chất bất cân xứng về quyền lực vốn có trong quan hệ lao động, pháp luật đã thiết lập một hệ thống nguyên tắc, thời hiệu, trình tự thủ tục chặt chẽ nhằm bảo đảm quyền xử lý kỷ luật của NSDLĐ được thực hiện đúng pháp luật, không xâm phạm quyền và lợi ích hợp pháp của người lao động (“NLĐ”). Trên cơ sở Bộ luật Lao động năm 2019 (“Bộ luật Lao động“) và Nghị định số 145/2020/NĐ-CP quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của bộ luật lao động về điều kiện lao động và quan hệ lao động (“Nghị định 145“), bài viết phân tích các quy định pháp lý về xử lý kỷ luật lao động và những vấn đề pháp lý mà doanh nghiệp cần lưu ý trong quá trình áp dụng nhằm hạn chế rủi ro pháp lý và bảo đảm tính hợp pháp của quyết định kỷ luật.

1. Các căn cứ xử lý kỷ luật lao động

Để có thể xử lý kỷ luật lao động, NSDLĐ phải chứng minh được những căn cứ sau:

Hành vi vi phạm kỷ luật lao động

Hành vi vi phạm kỷ luật lao động là điều kiện tiên quyết để xác lập trách nhiệm kỷ luật lao động đối với người lao động. Hành vi vi phạm kỷ luật lao động có thể được hiểu là hành vi của NLĐ vi phạm các nghĩa vụ đã được quy định trong Nội quy lao động và quy định của pháp luật.

Hành vi vi phạm có thể tồn tại dưới hai dạng: (i) thực hiện hành động mà Nội quy lao động hoặc pháp luật nghiêm cấm, và/hoặc (ii) không thực hiện hành động mà Nội quy lao động hoặc pháp luật quy định bắt buộc phải làm.

Yếu tố lỗi

Trong khoa học pháp lý, lỗi được hiểu là trạng thái tâm lý của một người đối với hành vi của mình và hậu quả do hành vi đó gây ra. Lỗi được chia thành bốn loại:

Lỗi cố ý trực tiếp: là lỗi mà NLĐ nhận thức rõ được hành vi mà mình đang thực hiện là hành vi vi phạm kỷ luật lao động và nếu thực hiện hành vi đó thì sẽ gây hậu quả xấu cho doanh nghiệp, vi phạm nghiêm trọng kỷ luật lao động nhưng vẫn thực hiện. Trong trường hợp này mức độ lỗi của NLĐ là cao nhất;
Lỗi cố ý gián tiếp: là loại lỗi mà NLĐ nhận thức rõ hành vi của mình là vi phạm kỷ luật lao động, NLĐ thấy trước hậu quả có thể xảy ra, tuy không mong muốn thiệt hại xảy ra nhưng vẫn ý thức để mặc cho hậu quả đó xảy ra;
Lỗi vô ý do cẩu thả: là lỗi của NLĐ không nhận thức được hành vi của mình là vi phạm kỷ luật lao động và có thể gây thiệt hại cho doanh nghiệp, mặc dù cần biết đó là hành vi vi phạm kỷ luật lao động và có thể biết đó là hành vi vi phạm kỷ luật lao động;
Lỗi vô ý vì quá tự tin: là lỗi của NLĐ tuy nhận thức được hành vi của mình có thể vi phạm kỷ luật lao động và gây thiệt hại nhất định nhưng tự tin rằng việc vi phạm kỷ luật và gây thiệt hại sẽ không xảy ra hoặc có thể ngăn chặn được.

Mỗi loại lỗi thể hiện tính chất, mức độ vi phạm kỷ luật lao động khác nhau, do đó, việc xác định các loại lỗi, mức độ lỗi của NLĐ khi có hành vi vi phạm kỷ luật lao động có ý nghĩa rất quan trọng. Căn cứ vào yếu tố lỗi, NSDLĐ có thể lựa chọn hình thức xử lý kỷ luật lao động tương ứng, phù hợp với mức độ vi phạm của NLĐ.

2. Các nguyên tắc xử lý kỷ luật lao động

Điều 122 Bộ luật lao động quy định về các nguyên tắc NSDLĐ được phép hành xử khi xử lý kỷ luật, bản chất của điều luật này là cơ chế kiểm soát quy trình ra quyết định xử lý kỷ luật của người lao động. Các nguyên tắc xử lý kỷ luật lao động được quy định như sau:

Nguyên tắc 1: Việc xử lý kỷ luật phải đảm bảo những nội dung sau:

Người sử dụng lao động phải chứng minh được lỗi của người lao động

Nguyên tắc này bao hàm hai nội dung quan trọng. Một là, nghĩa vụ chứng minh lỗi thuộc về NSDLĐ. Do NLĐ thường ở vị trí yếu thế hơn so với NSDLĐ và có thể gặp phải những khó khăn trong việc thu thập tài liệu, chứng cứ và chứng minh mình “vô tội”. Ngược lại, NSDLĐ với tư cách là chủ thể quản lý, điều hành có nhiều lợi thế hơn trong việc tiếp cận, lưu giữ và thu thập tài liệu, chứng cứ liên quan đến hành vi vi phạm. Chính vì sự chênh lệch về vị thế và khả năng chứng minh đó, pháp luật quy định nghĩa vụ chứng minh yếu tố lỗi thuộc về NSDLĐ. Hai là, NSDLĐ chỉ được phép xử lý kỷ luật sa thải nếu NLĐ có lỗi trong việc thực hiện hành vi vi phạm. Yếu tố lỗi là một trong những căn cứ để NSDLĐ xử lý kỷ luật lao động. NSDLĐ không thể xử lý vi phạm kỷ luật đối với NLĐ nếu không chứng minh được lỗi của NLĐ khi xảy ra vi phạm.

Việc xử lý kỷ luật lao động phải có sự tham gia của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở mà người lao động đang bị xử lý kỷ luật là thành viên

Nguyên tắc này được xây dựng nhằm bảo đảm tính khách quan, minh bạch của quá trình xử lý kỷ luật lao động. Sự tham gia của tổ chức đại diện NLĐ để giám sát việc NSDLĐ tuân thủ đúng trình tự, thủ tục pháp luật quy định và ngăn chặn tình trạng NSDLĐ lạm quyền, xử lý kỷ luật tùy tiện, thiếu căn cứ hoặc không tương xứng với mức độ vi phạm.

Người lao động phải có mặt và có quyền tự bào chữa, nhờ luật sư hoặc tổ chức đại diện người lao động bào chữa; trường hợp là người chưa đủ 15 tuổi thì phải có sự tham gia của người đại diện theo pháp luật

Nguyên tắc này được xây dựng nhằm bảo đảm quyền được biện hộ của NLĐ khi bị xem xét xử lý kỷ luật. Việc NLĐ có mặt trực tiếp giúp họ được trình bày quan điểm, đưa ra chứng cứ, lý lẽ để bảo vệ mình trước khi NSDLĐ đưa ra quyết định kỷ luật, tránh tình trạng NSDLĐ đơn phương áp đặt hình thức xử lý mà không lắng nghe ý kiến của người bị xử lý.

Việc pháp luật cho phép NLĐ nhờ luật sư hoặc tổ chức đại diện NLĐ bào chữa nhằm khắc phục sự chênh lệch về vị thế và hiểu biết pháp luật giữa NLĐ và NSDLĐ. Riêng đối với trường hợp NLĐ chưa đủ 15 tuổi thuộc nhóm đối tượng chưa có đầy đủ năng lực hành vi dân sự cũng như khả năng nhận thức, tự bảo vệ quyền lợi của bản thân, pháp luật quy định bắt buộc phải có sự tham gia của người đại diện theo pháp luật trong quá trình xử lý kỷ luật. Quy định này thể hiện rõ chính sách bảo vệ của Nhà nước đối với lao động chưa thành niên, nhằm ngăn ngừa nguy cơ các em bị xử lý kỷ luật một cách bất lợi do thiếu hiểu biết hoặc không đủ khả năng tự bảo vệ mình.

Việc xử lý kỷ luật lao động phải được ghi thành biên bản.

Việc lập biên bản là cơ sở pháp lý quan trọng để ghi nhận lại toàn bộ diễn biến, nội dung của quá trình xử lý kỷ luật, bao gồm ý kiến của các bên tham gia (NSDLĐ, NLĐ, tổ chức đại diện NLĐ, luật sư…). Đây là căn cứ để xác định tính hợp pháp của quá trình xử lý kỷ luật khi có tranh chấp phát sinh sau này.

Ngoài ra, biên bản còn đóng vai trò là chứng cứ trong trường hợp xảy ra khiếu nại, khởi kiện tại Tòa án hoặc giải quyết tranh chấp lao động, giúp các cơ quan có thẩm quyền có căn cứ xác thực để đánh giá tính đúng đắn, khách quan của quyết định xử lý kỷ luật.

Nguyên tắc 2: NSDLĐ không được áp dụng nhiều hình thức xử lý kỷ luật lao động đối với một hành vi vi phạm kỷ luật lao động.

Nguyên tắc này được hiểu là đối với mỗi hành vi vi phạm kỷ luật lao động, NSDLĐ chỉ được lựa chọn và áp dụng duy nhất một trong các hình thức xử lý kỷ luật lao động theo quy định của pháp luật (khiển trách; kéo dài thời hạn nâng lương không quá 6 tháng; cách chức; sa thải), mà không được áp dụng đồng thời hai hay nhiều hình thức kỷ luật cùng lúc cho cùng một hành vi vi phạm đó. Ví dụ, NSDLĐ không thể vừa khiển trách, vừa kéo dài thời hạn nâng lương đối với cùng một hành vi vi phạm của NLĐ. Do đó, Doanh nghiệp cần lưu ý rà soát kỹ Nội quy lao động để xác định chính xác hình thức kỷ luật tương ứng với từng hành vi vi phạm, tránh áp dụng đồng thời nhiều hình thức xử lý kỷ luật cho một hành vi vi phạm.

Pháp luật quy định nguyên tắc này bảo đảm nguyên tắc công bằng, tương xứng giữa hành vi vi phạm và hình thức xử lý kỷ luật. Mỗi hành vi vi phạm chỉ nên bị xử lý một lần, tương ứng với một hình thức kỷ luật phù hợp với tính chất, mức độ nghiêm trọng của hành vi đó, tránh tình trạng NLĐ phải gánh chịu nhiều hậu quả pháp lý bất lợi cùng lúc cho cùng một lỗi vi phạm.

Việc ghi nhận nguyên tắc này cũng phù hợp với nguyên tắc pháp lý phổ biến “một hành vi vi phạm chỉ bị xử lý một lần” trong pháp luật xử lý vi phạm hành chính và pháp luật hình sự. Sự tương thích này góp phần bảo đảm tính thống nhất và đồng bộ trong việc xây dựng, áp dụng pháp luật.

Nguyên tắc 3: Khi một người lao động đồng thời có nhiều hành vi vi phạm kỷ luật lao động thì chỉ áp dụng hình thức kỷ luật cao nhất tương ứng với hành vi vi phạm nặng nhất.

Nguyên tắc này được áp dụng trong trường hợp NLĐ thực hiện nhiều hành vi vi phạm kỷ luật lao động khác nhau trong cùng một thời điểm hoặc các hành vi vi phạm được phát hiện, xử lý cùng một lúc. Trong trường hợp này, NSDLĐ không được cộng dồn các hình thức kỷ luật tương ứng với từng hành vi vi phạm để áp dụng đồng thời, mà chỉ được lựa chọn áp dụng duy nhất hình thức kỷ luật cao nhất, tương ứng với hành vi vi phạm có tính chất, mức độ nghiêm trọng nhất trong số các hành vi vi phạm đó. Ví dụ, nếu NLĐ vừa có hành vi vi phạm ở mức độ nhẹ (tương ứng với hình thức khiển trách) vừa có hành vi vi phạm ở mức độ nghiêm trọng (tương ứng với hình thức cách chức), thì NSDLĐ chỉ được áp dụng hình thức cách chức, mà không áp dụng đồng thời cả hai hình thức khiển trách và cách chức. Do đó, khi NLĐ thực hiện nhiều hành vi vi phạm cùng lúc, Doanh nghiệp cần lưu ý xác định rõ hành vi nào nghiêm trọng nhất để áp dụng hình thức kỷ luật cao nhất tương ứng nhằm đảm bảo việc xử lý kỷ luật lao động là phù hợp với quy định của pháp luật, tránh tranh chấp về sau.

Nguyên tắc này bảo đảm sự tương xứng, hợp lý giữa mức độ vi phạm và hậu quả pháp lý mà NLĐ phải gánh chịu. Việc chỉ áp dụng hình thức kỷ luật cao nhất giúp tránh tình trạng NLĐ bị xử lý kỷ luật một cách nặng nề, chồng chéo, phải gánh chịu nhiều hậu quả pháp lý cộng dồn cho các hành vi vi phạm khác nhau, trong khi về bản chất, hình thức kỷ luật cao nhất đã bao hàm và phản ánh đầy đủ mức độ nghiêm trọng của hành vi vi phạm nặng nhất.

Nguyên tắc này đồng thời cũng giúp đơn giản hóa quá trình xử lý kỷ luật lao động, tạo thuận lợi cho cả NSDLĐ và NLĐ trong việc xác định hình thức kỷ luật áp dụng, đồng thời hạn chế phát sinh tranh chấp lao động liên quan đến việc NSDLĐ áp dụng nhiều hình thức kỷ luật cho nhiều hành vi vi phạm của cùng một NLĐ.

Nguyên tắc 4: NSDLĐ không được xử lý kỷ luật lao động đối với người lao động đang trong thời gian sau đây: (i) Nghỉ ốm đau, điều dưỡng; nghỉ việc được sự đồng ý của người sử dụng lao động; (ii) Đang bị tạm giữ, tạm giam; (iii) Đang chờ kết quả của cơ quan có thẩm quyền điều tra xác minh và kết luận đối với hành vi vi phạm được quy định tại khoản 1 và khoản 2 Điều 125 của Bộ luật lao động; (iv) Người lao động nữ mang thai; người lao động nghỉ thai sản, nuôi con dưới 12 tháng tuổi.

Đây là quy định mang tính nhân văn, thể hiện chính sách bảo vệ NLĐ, khi NLĐ đang gặp khó khăn về sức khỏe, thể chất, tinh thần hoặc bị hạn chế về mặt pháp lý (như trường hợp bị tạm giữ, tạm giam) chưa đủ điều kiện để thực hiện đầy đủ quyền tự bào chữa, trình bày ý kiến của mình trong quá trình xử lý kỷ luật. Việc tạm hoãn xử lý kỷ luật trong các trường hợp này bảo đảm cho NLĐ có đủ điều kiện thực tế để thực hiện quyền bảo vệ mình một cách đầy đủ, hiệu quả.

Đối với trường hợp NLĐ đang chờ kết quả điều tra, xác minh của cơ quan có thẩm quyền, nguyên tắc này còn thể hiện việc tôn trọng nguyên tắc suy đoán vô tội và bảo đảm tính chính xác, khách quan trong xử lý kỷ luật. NSDLĐ cần có kết luận chính thức, rõ ràng từ cơ quan có thẩm quyền về hành vi vi phạm trước khi ra quyết định kỷ luật, tránh tình trạng xử lý kỷ luật vội vàng, thiếu căn cứ xác đáng, gây oan sai cho NLĐ.

Đối với lao động nữ mang thai, nghỉ thai sản hoặc đang nuôi con dưới 12 tháng tuổi, quy định này thể hiện chính sách bảo vệ đặc biệt của Nhà nước đối với lao động nữ thuộc nhóm đối tượng dễ bị tổn thương trong quan hệ lao động do đặc thù về sức khỏe. Quy định này góp phần bảo đảm an sinh xã hội, tránh tình trạng lao động nữ bị mất việc làm, mất thu nhập trong giai đoạn nhạy cảm về sức khỏe và cuộc sống gia đình, đồng thời phù hợp với các cam kết quốc tế về bảo vệ quyền của lao động nữ mà Việt Nam là thành viên.

Do đó, Doanh nghiệp cần lưu ý về việc theo dõi, cập nhật đầy đủ tình trạng của NLĐ (đang nghỉ ốm, nghỉ thai sản, đang nuôi con nhỏ dưới 12 tháng tuổi, đang bị tạm giữ, tạm giam, đang trong quá trình điều tra…) trước khi tiến hành xử lý kỷ luật để đảm bảo việc xử lý kỷ luật lao động là phù hợp với quy định của pháp luật.

Nguyên tắc 5: NSDLĐ không xử lý kỷ luật lao động đối với người lao động vi phạm kỷ luật lao động trong khi mắc bệnh tâm thần hoặc một bệnh khác làm mất khả năng nhận thức hoặc khả năng điều khiển hành vi của mình.

Nguyên tắc này xuất phát từ bản chất của yếu tố lỗi trong xử lý kỷ luật lao động. Như đã phân tích ở mục 1, lỗi là căn cứ bắt buộc để xác định trách nhiệm kỷ luật lao động của NLĐ. Trong trường hợp NLĐ mắc bệnh tâm thần hoặc bệnh lý khác làm mất khả năng nhận thức, điều khiển hành vi, thì về bản chất, NLĐ không có đủ năng lực để nhận thức được tính chất, hậu quả của hành vi mình thực hiện, do đó hành vi của NLĐ không được xem là có lỗi trong trường hợp này. Khi không có lỗi, NSDLĐ không có căn cứ để xử lý kỷ luật lao động.

Nguyên tắc này có sự tương đồng với các nguyên tắc pháp lý phổ biến trong pháp luật hình sự và dân sự, theo đó người mất năng lực hành vi (do bệnh tâm thần hoặc bệnh khác) không phải chịu trách nhiệm pháp lý đối với hành vi của mình trong thời gian mắc bệnh, bởi họ không có khả năng nhận thức và điều khiển hành vi. Điều này bảo đảm tính thống nhất, logic của các quy định pháp luật trong hệ thống pháp luật.

Ngoài ra, nguyên tắc này góp phần khuyến khích NSDLĐ có trách nhiệm hơn trong việc quan tâm, tạo điều kiện cho NLĐ được khám, điều trị bệnh, thay vì áp dụng ngay các biện pháp xử lý kỷ luật mang tính trừng phạt, từ đó góp phần xây dựng môi trường lao động nhân văn, có trách nhiệm xã hội.

Từ quy định pháp luật trên, Doanh nghiệp cần lưu ý khi có dấu hiệu nghi ngờ NLĐ mắc bệnh tâm thần hoặc bệnh lý ảnh hưởng đến khả năng nhận thức, điều khiển hành vi tại thời điểm vi phạm, doanh nghiệp cần yêu cầu giám định y khoa hoặc thu thập hồ sơ bệnh án để có căn cứ xác thực trước khi quyết định có xử lý kỷ luật hay không. Doanh nghiệp không nên vội vàng ra quyết định kỷ luật khi chưa làm rõ tình trạng sức khỏe tâm thần của NLĐ tại thời điểm vi phạm, để tránh rủi ro quyết định kỷ luật bị tuyên vô hiệu khi giải quyết tranh chấp lao động tại Tòa án.

Các hình thức xử lý kỷ luật lao động

Điều 124 Bộ luật lao động liệt kê bốn hình thức xử lý kỷ luật theo thứ tự tăng dần về mức độ nghiêm khắc: (i) Khiển trách; (ii) Kéo dài thời hạn nâng lương không quá 06 tháng; (iii) Cách chức; và (iv) Sa thải.

Việc sắp xếp các hình thức xử lý kỷ luật lao động theo tính chất tăng dần này không chỉ mang ý nghĩa liệt kê mà còn ràng buộc NSDLĐ phải áp dụng hình thức tương xứng với mức độ nghiêm trọng của hành vi vi phạm việc áp dụng hình thức nặng hơn mức cần thiết. Cụ thể, ba hình thức đầu (khiển trách, kéo dài thời hạn nâng lương, cách chức) không làm chấm dứt quan hệ lao động và được áp dụng theo các căn cứ do chính NSDLĐ quy định trong Nội quy lao động, miễn việc xử lý kỷ luật lao động phù hợp với nguyên tắc tại Điều 122 Bộ luật lao động và không thuộc các hành vi bị cấm khi xử lý kỷ luật.

Điều 124 Bộ luật lao động được xây dựng nhằm hiện thực hóa nguyên tắc xử lý kỷ luật theo hướng tương xứng với tính chất và mức độ của hành vi vi phạm. Tuy nhiên, việc pháp luật chưa quy định các tiêu chí định lượng hoặc hướng dẫn cụ thể để lựa chọn hình thức kỷ luật phù hợp vẫn tạo ra khoảng trống trong áp dụng pháp luật. Điều này có thể dẫn đến các tranh chấp về tính hợp lý, tính tương xứng của quyết định kỷ luật. Do đó, để hạn chế rủi ro pháp lý, doanh nghiệp cần xây dựng Nội quy lao động với các tiêu chí phân loại hành vi vi phạm và hình thức xử lý tương ứng một cách cụ thể, đồng thời bảo đảm việc áp dụng các hình thức kỷ luật luôn tuân thủ nguyên tắc công bằng, khách quan và tương xứng được quy định tại Bộ luật lao động.

Do sa thải là hình thức duy nhất chấm dứt quan hệ lao động, Điều 125 Bộ luật lao động giới hạn việc áp dụng trong bốn nhóm căn cứ khép kín. Thứ nhất là nhóm hành vi xâm phạm tài sản hoặc thân thể nghiêm trọng xảy ra tại nơi làm việc, bao gồm trộm cắp, tham ô, đánh bạc, cố ý gây thương tích hoặc sử dụng ma túy. Thứ hai là nhóm hành vi xâm phạm lợi ích kinh doanh cốt lõi của doanh nghiệp tiết lộ bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ, xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ, hoặc có hành vi gây thiệt hại nghiêm trọng, đe dọa gây thiệt hại đặc biệt nghiêm trọng về tài sản, lợi ích của NSDLĐ. Thứ ba là trường hợp tái phạm trong thời gian chưa được xóa kỷ luật đối với hình thức kéo dài thời hạn nâng lương hoặc cách chức, thể hiện tính chất lũy tiến của trách nhiệm kỷ luật. Thứ tư, cũng là căn cứ phổ biến nhất trên thực tế, là tự ý bỏ việc 05 ngày cộng dồn trong thời hạn 30 ngày hoặc 20 ngày cộng dồn trong thời hạn 365 ngày mà không có lý do chính đáng.

Pháp luật liệt kê giới hạn các trường hợp xử lý kỷ luật Sa thải theo Điều 125 Bộ luật lao động nhằm bảo vệ NLĐ khỏi nguy cơ bị sa thải tùy tiện: NSDLĐ không được tự ý bổ sung căn cứ sa thải ngoài phạm vi điều luật này, dù đã ghi nhận thêm trong Nội quy lao động hoặc thỏa thuận trong hợp đồng lao động. Đây cũng là điểm doanh nghiệp dễ vấp phải sai lầm nhất trên thực tế khi Nội quy lao động quy định thêm các căn cứ sa thải nằm ngoài Điều 125, chẳng hạn “không hoàn thành chỉ tiêu công việc” hay “vi phạm văn hóa doanh nghiệp”, thì dù NSDLĐ tuân thủ đầy đủ trình tự, thủ tục theo Điều 122 và Điều 123 Bộ luật lao động, quyết định sa thải vẫn có nguy cơ bị tuyên trái pháp luật vì không có căn cứ hợp pháp theo luật định. Đối với các trường hợp xử lý kỷ luật sa thải, doanh nghiệp nên tham vấn ý kiến của bộ phận pháp chế hoặc luật sư trước khi ra quyết định, nhằm hạn chế tối đa rủi ro pháp lý, tránh trường hợp quyết định kỷ luật bị Tòa án tuyên vô hiệu, dẫn đến việc phải bồi thường, nhận NLĐ trở lại làm việc và các hậu quả pháp lý bất lợi khác.

Trên thực tế việc áp dụng căn cứ tự ý bỏ việc trong bối cảnh làm việc từ xa hoặc làm việc kết hợp ngày càng phức tạp hơn, bởi khái niệm “có mặt tại nơi làm việc” không còn gắn liền với một địa điểm cố định như trước. NSDLĐ áp dụng các mô hình làm việc linh hoạt cần xây dựng cơ chế chấm công, báo cáo công việc, xác nhận trực tuyến đủ rõ ràng để có căn cứ chứng minh hành vi tự ý bỏ việc khi phát sinh tranh chấp, nếu không sẽ khó chứng minh được lỗi theo đúng nghĩa vụ đã đặt ra tại Điều 122 Bộ luật lao động.

Có thể thấy, điểm khác biệt căn bản giữa hình thức xử lý kỷ luật sa thải và các hình thức xử lý kỷ luật khác nằm ở chỗ: đối với ba hình thức đầu, pháp luật trao cho NSDLĐ quyền tự chủ tương đối trong việc xác định hành vi vi phạm cụ thể miễn là đã được quy định trong Nội quy lao động đã đăng ký trong khi riêng hình thức sa thải, do hệ quả pháp lý là chấm dứt quan hệ lao động, pháp luật không cho phép NSDLĐ tự do quy định căn cứ mà phải tuân theo danh mục giới hạn tại một điều luật riêng. Cách thiết kế này cho thấy nhà làm luật phân hóa mức độ kiểm soát tương ứng với mức độ nghiêm trọng của hậu quả pháp lý mà mỗi hình thức kỷ luật gây ra cho NLĐ.

4. Thời hiệu xử lý kỷ luật lao động

Theo khoản 1 Điều 123 Bộ luật lao động, thời hiệu chung xử lý vi phạm kỷ luật lao động là 06 tháng kể từ ngày xảy ra hành vi vi phạm; riêng đối với hành vi vi phạm liên quan trực tiếp đến tài chính, tài sản, tiết lộ bí mật công nghệ hoặc bí mật kinh doanh của NSDLĐ, thời hiệu được kéo dài đến 12 tháng do tính chất phức tạp, thường đòi hỏi thời gian điều tra, xác minh lâu hơn. Quy định về thời hiệu thể hiện sự cân bằng giữa quyền xử lý của NSDLĐ và yêu cầu ổn định quan hệ lao động: NLĐ không thể đứng giữa nguy cơ bị kỷ luật vô thời hạn cho một hành vi đã xảy ra từ lâu, đồng thời buộc NSDLĐ phải hành động kịp thời thay vì trì hoãn xử lý vì mục đích khác.

Khoản 2 Điều 123 Bộ luật lao động dự liệu tình huống thời hiệu bị giao thoa với các khoảng thời gian miễn xử lý kỷ luật quy định tại Điều 122 Bộ luật lao động nếu tại thời điểm xử lý, NLĐ đang trong diện chưa được xử lý kỷ luật mà thời hiệu đã hết hoặc còn dưới 60 ngày, thì thời hiệu được gia hạn nhưng tối đa không quá 60 ngày kể từ ngày NLĐ trở lại làm việc hoặc lý do tạm hoãn chấm dứt. Cơ chế gia hạn này cho thấy hai điều luật được thiết kế để vận hành đồng bộ, tránh tình trạng NSDLĐ mất quyền xử lý chỉ vì NLĐ rơi vào diện được bảo vệ tạm thời.

Vướng mắc lớn nhất khi áp dụng Điều 123 trên thực tế nằm ở cách xác định mốc “ngày xảy ra hành vi vi phạm”. Đối với các hành vi có tính chất kéo dài hoặc chỉ được phát hiện sau một thời gian dài như gian lận sổ sách kế toán hay tham ô tài sản được che giấu tinh vi việc áp dụng cứng nhắc mốc “ngày thực hiện hành vi” thay vì “ngày phát hiện hành vi” có thể khiến thời hiệu xử lý đã hết trước khi NSDLĐ kịp phát hiện và hoàn tất xác minh, dẫn đến tình trạng hành vi vi phạm nghiêm trọng nhưng không còn cơ sở pháp lý để xử lý kỷ luật.

Trình tự thủ tục xử lý kỷ luật lao động

Căn cứ theo Điều 70 Nghị định 145, trình tự, thủ tục xử lý kỷ luật được quy định như sau:

(1) Xác định hành vi vi phạm

Khi phát hiện NLĐ có hành vi vi phạm kỷ luật lao động tại thời điểm xảy ra hành vi vi phạm, NSDLĐ tiến hành lập biên bản vi phạm và thông báo đến tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở mà người lao động là thành viên, người đại diện theo pháp luật của người lao động chưa đủ 15 tuổi. Trường hợp NSDLĐ phát hiện hành vi vi phạm kỷ luật lao động sau thời điểm hành vi vi phạm đã xảy ra thì thực hiện thu thập chứng cứ chứng minh lỗi của NLĐ.

(2) Thông báo cuộc họp xử lý kỷ luật lao động

Trong thời hiệu xử lý kỷ luật lao động, NSDLĐ tiến hành họp xử lý kỷ luật lao động như sau:

– Ít nhất 05 ngày làm việc trước ngày tiến hành họp xử lý kỷ luật lao động, NSDLĐ thông báo về nội dung, thời gian, địa điểm tiến hành cuộc họp xử lý kỷ luật lao động, họ tên người bị xử lý kỷ luật lao động, hành vi vi phạm bị xử lý kỷ luật lao động đến các thành phần phải tham dự họp quy định tại điểm b, điểm c khoản 1 Điều 122 Bộ luật Lao động bao gồm: (i) tổ chức đại diện NLĐ tại cơ sở, (ii) Luật sư bào chữa cho NLĐ (nếu có) và (iii) Người đại diện theo pháp luật của người lao động chưa đủ 15 tuổi (nếu có) (“thành phần phải tham dự họp”), bảo đảm các thành phần này nhận được thông báo trước khi diễn ra cuộc họp;

– Khi nhận được thông báo của NSDLĐ, các thành phần phải tham dự họp phải xác nhận tham dự cuộc họp với NSDLĐ.

Trường hợp một trong các thành phần phải tham dự họp không thể tham dự họp theo thời gian, địa điểm đã thông báo thì người lao động và NSDLĐ thỏa thuận việc thay đổi thời gian, địa điểm họp; trường hợp hai bên không thỏa thuận được thì NSDLĐ quyết định thời gian, địa điểm họp.

(3) Tiến hành họp xử lý kỷ luật

NSDLĐ tiến hành họp xử lý kỷ luật lao động theo thời gian, địa điểm đã thông báo.

Trường hợp một trong các thành phần phải tham dự họp không xác nhận tham dự cuộc họp hoặc vắng mặt thì NSDLĐ vẫn tiến hành họp xử lý kỷ luật lao động.

Nội dung cuộc họp xử lý kỷ luật lao động phải được lập thành biên bản, thông qua trước khi kết thúc cuộc họp và có chữ ký của người tham dự cuộc họp, trường hợp có người không ký vào biên bản thì người ghi biên bản nêu rõ họ tên, lý do không ký (nếu có) vào nội dung biên bản.

(4) Ban hành quyết định xử lý kỷ luật lao động và gửi quyết định xử lý kỷ luật

Trong thời hiệu xử lý kỷ luật lao động, người có thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động ban hành quyết định xử lý kỷ luật lao động và gửi đến các thành phần phải tham dự họp.

Tổng kết

Nhìn chung, các quy định từ Điều 122 đến Điều 125 Bộ luật lao động đã xây dựng một cơ chế tương đối toàn diện về xử lý kỷ luật lao động, từ việc xác lập nguyên tắc, trình tự, thời hiệu đến các hình thức xử lý và điều kiện áp dụng hình thức sa thải. Các quy định này góp phần cân bằng quyền quản lý lao động của NSDLĐ với quyền và lợi ích hợp pháp của NLĐ, đồng thời hạn chế tình trạng xử lý kỷ luật tùy tiện. Tuy nhiên, trong quá trình áp dụng thực tiễn vẫn tồn tại một số khó khăn như việc chứng minh lỗi của NLĐ, xác định mức độ vi phạm để lựa chọn hình thức kỷ luật phù hợp, áp dụng đúng thời hiệu xử lý và tuân thủ đầy đủ các yêu cầu về trình tự, thủ tục. Do đó, để bảo đảm tính hợp pháp của quyết định kỷ luật và hạn chế phát sinh tranh chấp lao động, NSDLĐ cần xây dựng Nội quy lao động rõ ràng, hoàn thiện quy trình xử lý kỷ luật và thực hiện nghiêm túc các quy định của Bộ luật lao động cũng như các văn bản hướng dẫn thi hành