Số 051126 – HƯỚNG DẪN PHÁP LÝ VỀ BẢO HIỂM XÃ HỘI CHO NGƯỜI LAO ĐỘNG VÀ DOANH NGHIỆP

Từ ngày 01/7/2025, Luật Bảo hiểm xã hội 2024 (“Luật BHXH”) chính thức có hiệu lực và là văn bản gốc điều chỉnh các chế định về Bảo hiểm xã hội (“BHXH”) tại Việt Nam. Bảo hiểm xã hội là cơ chế bảo đảm thay thế hoặc bù đắp một phần thu nhập của người lao động khi họ giảm hoặc mất thu nhập do ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, hết tuổi lao động hoặc chết, trên cơ sở đóng vào quỹ BHXH. Với người lao động, đây là lưới an sinh dài hạn; với doanh nghiệp, đây là nghĩa vụ pháp lý có chế tài rõ ràng.

Từ bối cảnh trên, bài viết tóm lược khung pháp lý, đối tượng tham gia, mức đóng, điều kiện và thời gian hưởng các chế độ chính theo pháp luật hiện hành.

1. Loại hình, các chế độ bảo hiểm xã hội

Theo Điều 4 Luật BHXH, các loại hình BHXH bao gồm:

(i) Trợ cấp hưu trí xã hội gồm 03 chế độ: Trợ cấp hưu trí xã hội hằng tháng; Hỗ trợ chi phí mai táng; Hưởng bảo hiểm y tế do ngân sách nhà nước đóng.

(ii) BHXH bắt buộc gồm gồm 5 chế độ: Chế độ ốm đau; chế độ thai sản; chế độ tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp; chế độ hưu trí và chế độ tử tuất.

(iii) BHXH tự nguyện gồm các chế độ: Trợ cấp thai sản; Hưu trí; Tử tuất; Bảo hiểm tai nạn lao động theo quy định của Luật An toàn, vệ sinh lao động.

(iv) Bảo hiểm thất nghiệp (“BHTN”) gồm có các chế độ: Trợ cấp thất nghiệp; Hỗ trợ học nghề; Hỗ trợ tìm việc làm.

(v) Bảo hiểm hưu trí bổ sung.

2. Tiền lương làm căn cứ đóng và tỷ lệ đóng BHXH

Tiền lương làm căn cứ đóng BHXH

Tiền lương đóng BHXH đối với người lao động tại các doanh nghiệp, hộ kinh doanh không được thấp hơn mức lương tối thiểu vùng tại thời điểm đóng.

Theo điểm 2.6 khoản 2 Điều 6 Quy trình ban hành kèm theo Quyết định 595/QĐ-BHXH 2017 và Nghị định 293/2025/NĐ-CP, mức lương tối thiểu đóng BHXH bắt buộc từ ngày 01/01/2026 như sau:

Vùng	Lương tối thiểu tháng
Vùng I	5.310.000 đồng
Vùng II	4.730.000 đồng
Vùng III	4.140.000 đồng
Vùng IV	3.700.000 đồng

Mức lương tối đa đóng BHXH

Từ ngày 01/7/2026, mức đóng Bảo hiểm xã hội bắt buộc tối đa sẽ tăng lên 50,6 triệu đồng/tháng (hiện tại là 46,8 triệu đồng/tháng) vì mức lương cơ sở đã được tăng lên 2,53 triệu đồng/tháng theo Nghị định 161/2026/NĐ-CP.

Cụ thể, theo Luật Bảo hiểm xã hội 2024, mức lương tối đa đóng BHXH bắt buộc là 20 lần mức lương cơ sở. Do đó, tăng lương cơ sở 2026 từ 2,34 triệu đồng/tháng lên 2,53 triệu đồng/tháng thì mức đóng BHXH tối đa từ ngày 01/7/2026 cũng sẽ tăng lên theo từ 46,8 triệu đồng/tháng lên 50,6 triệu đồng/tháng.

Thời gian áp dụng	Mức lương tối đa đóng BHXH
01/01/2026 đến 30/6/2026	46,8 triệu đồng/tháng
Từ 01/7/2026 trở đi	50,6 triệu đồng/tháng

Tỷ lệ đóng BHXH

(i) Đối với người lao động Việt Nam

Người lao động					Người sử dụng lao động
BHXH			BHTN	BHYT[1]	BHXH			BHTN	BHYT
Hưu trí, tử tuất	Ốm đau, thai sản	TNLĐ-BNN[2]			Hưu trí, tử tuất	Ốm đau, thai sản	TNLĐ-BNN
8%	–	–	1%	1,5%	14%	3%	0,5%*	1%	3%
10,5%					21,5%
Tổng cộng: 32%

(ii) Đối với người lao động nước ngoài

Người lao động nước ngoài					Người sử dụng lao động
BHXH			BHTN	BHYT	BHXH			BHTN	BHYT
Hưu trí, tử tuất	Ốm đau, thai sản	TNLĐ-BNN			Hưu trí, tử tuất	Ốm đau, thai sản	TNLĐ-BNN
8%	–	–		1,5%	14%	3%	0,5%*		3%
9,5%					20,5%
Tổng cộng: 30%

(iii) Đối với chủ hộ kinh doanh, người quản lý doanh nghiệp không hưởng lương là 29,5% trên mức tiền lương tháng làm căn cứ đóng, bao gồm:

Quỹ hưu trí và tử tuất: 22%.
Quỹ ốm đau và thai sản: 3%.
Quỹ BHYT: 4,5%.

3. Các hành vi bị nghiêm cấm

Theo Điều 9 Luật BHXH, các hành vi bị nghiêm cấm khi đóng BHXH bao gồm:

Chậm đóng, trốn đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm thất nghiệp.
Chiếm dụng tiền hưởng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp.
Cản trở, gây khó khăn hoặc làm thiệt hại đến quyền, lợi ích hợp pháp của đối tượng tham gia, thụ hưởng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp.
Gian lận, giả mạo hồ sơ trong việc thực hiện bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp.
Sử dụng quỹ bảo hiểm xã hội, quỹ bảo hiểm thất nghiệp trái pháp luật.
Truy cập, khai thác, cung cấp cơ sở dữ liệu về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp trái pháp luật.
Đăng ký, báo cáo sai sự thật; cung cấp thông tin không chính xác về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp.
Thông đồng, móc nối, bao che, giúp sức cơ quan, tổ chức, cá nhân thực hiện hành vi vi phạm pháp luật về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp.
Cầm cố, mua bán, thế chấp, đặt cọc sổ bảo hiểm xã hội dưới mọi hình thức.
Hành vi khác theo quy định của luật.

4. Xử phạt trong trường hợp Doanh nghiệp vi phạm pháp luật về bảo hiểm xã hội

Điều 132 Luật BHXH quy định xử lý vi phạm pháp luật về bảo hiểm xã hội của doanh nghiệp với các như sau: “Cơ quan, tổ chức có hành vi vi phạm quy định của Luật này, tùy theo tính chất, mức độ vi phạm mà bị xử phạt vi phạm hành chính hoặc bị truy cứu trách nhiệm hình sự; nếu gây thiệt hại thì phải bồi thường theo quy định của pháp luật.”

Do đó, nếu Doanh nghiệp không đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc cho người lao động thì tùy theo tính chất, mức độ vi phạm mà bị xử phạt vi phạm hành chính hoặc bị truy cứu trách nhiệm hình sự; nếu gây thiệt hại thì phải bồi thường theo quy định của pháp luật.

Theo khoản 6 Điều 39 Nghị định 12/2022/NĐ-CP khi người sử dung lao động không đóng BHXH cho toàn bộ người lao động nhưng chưa đến mức truy cứu trách nhiệm hình sự thì sẽ bị phạt tiền từ 18% đến 20% tổng số tiền phải đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc tại thời điểm lập biên bản vi phạm hành chính nhưng tối đa không quá 150.000.000 đồng.

Bên cạnh đó tại khoản 10 Điều 39 Nghị định 12/2022/NĐ-CP, người sử dụng lao động còn phải chịu biện pháp khắc phục hậu quả khi không đóng BHXH như sau:

Buộc người sử dụng lao động đóng đủ số tiền bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm thất nghiệp phải đóng cho cơ quan bảo hiểm xã hội;
Buộc người sử dụng lao động nộp khoản tiền lãi bằng 02 lần mức lãi suất đầu tư quỹ bảo hiểm xã hội bình quân của năm trước liền kề tính trên số tiền, thời gian chậm đóng, không đóng, trốn đóng, chiếm dụng tiền đóng.

Nếu không thực hiện thì theo yêu cầu của người có thẩm quyền, ngân hàng, tổ chức tín dụng khác, kho bạc nhà nước có trách nhiệm trích từ tài khoản tiền gửi của người sử dụng lao động để nộp số tiền chưa đóng, chậm đóng và khoản tiền lãi của số tiền này tính theo lãi suất tiền gửi không kỳ hạn cao nhất của các ngân hàng thương mại nhà nước công bố tại thời điểm xử phạt vào tài khoản của cơ quan bảo hiểm xã hội.

5. Sổ BHXH điện tử

Theo Thông tư số 09/2026/TT-BTC ngày 03/02/2026 của Bộ Tài chính, sổ BHXH và thẻ BHYT bản điện tử được công nhận có giá trị pháp lý tương đương bản giấy. Theo đó, người dân có thể sử dụng bản điện tử để xuất trình khi thực hiện các thủ tục về BHXH hoặc khi đi khám, chữa bệnh.

Khoản 1 Điều 6 Thông tư 09/2026/TT-BTC, người tham gia có thể nhận và sử dụng sổ BHXH, thẻ BHYT bản điện tử bằng cách truy cập: (i) Ứng dụng Định danh điện tử quốc gia (VNeID) mức độ 2; (ii) Ứng dụng BHXH số (VssID); (iii) Hoặc hòm thư điện tử (Email).

Ngày 05/10/2026, Bảo hiểm xã hội TPHCM đã có Thông báo 8362/TB-BHXH năm 2026 hướng dẫn các đơn vị, tổ chức, cá nhân về việc nhận và sử dụng sổ BHXH điện tử như sau:

Bước 1: Giai đoạn chuẩn bị.

– Đơn vị sử dụng lao động, Cơ quan quản lý người chỉ tham gia BHYT, Tổ chức hỗ trợ phát triển đối tượng (“Đơn vị”) hướng dẫn 100% người tham gia cài đặt, đăng ký tài khoản trên ứng dụng: VNeID (mức độ 2) và VssID.

– Đồng thời cung cấp chính xác địa chỉ Email cá nhân để nhận sổ BHXH điện tử.

Bước 2: Đăng ký và cập nhật.

Đối với trường hợp người tham gia chưa cập nhật thông tin Email, đơn vị tổng hợp gửi cho cơ quan BHXH nơi đang quản lý theo hồ sơ Mẫu 608 để được cập nhật vào phần mềm quản lý của ngành BHXH phục vụ cho việc nhận và sử dụng sổ BHXH điện tử.

Thời gian sổ BHXH điện tử được gửi về email cá nhân người tham gia sẽ được cơ quan BHXH thông báo khi đã được đơn vị cung cấp đầy đủ dữ liệu email của từng người lao động.

Lưu ý: Email của người tham gia phải thuộc sở hữu cá nhân không phải là email được cấp do tổ chức sở hữu và cá nhân người tham gia phải kiểm soát tài khoản email, không cung cấp mật khẩu cho người khác để tránh lộ lọt dữ liệu, trục lợi quỹ BHXH.

Việc quản lý, sử dụng sổ BHXH điện tử trong các trường hợp này phải bảo đảm tuân thủ quy định về bảo vệ bí mật nhà nước trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh và trật tự, an toàn xã hội. Trường hợp cung cấp thông tin email không chính xác ảnh hưởng đến quyền lợi của người tham gia BHXH, BHYT, BHTN đơn vị chịu hoàn toàn trách nhiệm.

Bước 3: Quy trình áp dụng sổ BHXH điện tử.

Cơ quan BHXH sẽ thực hiện cấp sổ BHXH bản điện tử (theo Điều 27 Luật BHXH và Điều 5 Nghị định 164/2025/NĐ-CP, sổ BHXH điện tử có giá trị pháp lý như sổ BHXH giấy, được sử dụng trong các giao dịch hành chính.

Khi giải quyết chế độ BHXH, BHYT, BHTN và khi chuyển quá trình đóng BHXH giữa các đơn vị) khi người tham gia có phát sinh điều chỉnh thông tin tham gia (thay đổi họ tên, ngày sinh,…), điều chỉnh nội dung đã ghi trên sổ, gộp sổ BHXH hoặc xác nhận bảo lưu thời gian đóng BHXH, BHTN.

Bước 4: Người tham gia nhận số điện tử.

Sổ BHXH bản điện tử được gửi vào kho dữ liệu điện tử, ứng dụng VssID, đảm bảo nguyên tắc mỗi mã số BHXH chỉ có 01 tờ rời/bản điện tử hiệu lực duy nhất, đồng thời thu hồi/hủy hiệu lực sổ BHXH bản cũ. Cơ quan BHXH chỉ in sổ BHXH bản giấy khi người tham gia yêu cầu.

Bước 5: Người tham gia sử dụng số điện tử.

Người tham gia đã được cấp sổ BHXH bản điện tử: truy cập ứng dụng BHXH số (VssID) để nhận và sử dụng dữ liệu sổ BHXH bản điện tử khi giao dịch hồ sơ về thu – sổ, thẻ và giải quyết các chế độ BHXH, BHTN. Cơ quan BHXH không yêu cầu phải nộp sổ BHXH bản giấy hay tờ rời sổ BHXH giấy đối với các trường hợp đã được cấp sổ BHXH điện tử theo Quyết định 366/QĐ-BHXH năm 2026.

Trường hợp người lao động đang tham gia BHXH hoặc đã bảo lưu trước ngày 01/10/2026 mà chưa được cấp sổ BHXH bản điện tử thì vẫn tiếp tục sử dụng sổ BHXH/tờ rời bản giấy để thực hiện giao dịch hồ sơ với cơ quan BHXH.

Kết luận

Trên đây là những nội dung về bảo hiểm xã hội nhằm giúp Công ty nắm rõ các quy định pháp luật có liên quan, xác định đầy đủ quyền và nghĩa vụ của mình, đồng thời chủ động rà soát và thực hiện các nghĩa vụ về bảo hiểm xã hội theo quy định pháp luật. Việc tuân thủ đúng các quy định này không chỉ giúp Công ty hạn chế rủi ro pháp lý và các chi phí phát sinh do vi phạm, mà còn góp phần bảo đảm quyền lợi của người lao động, nâng cao tính minh bạch trong quản trị nhân sự và duy trì hoạt động ổn định, bền vững của doanh nghiệp./.

[1] Viết tắt: Bảo hiểm y tế

[2] Viết tắt: Tai nạn lao động – Bệnh nghề nghiệp

Hướng dẫn pháp lý