English
Kính gửi Quý Khách hàng.
Trong bối cảnh Việt Nam tiếp tục là điểm đến hấp dẫn của dòng vốn đầu tư nước ngoài, nhu cầu sử dụng lao động là người nước ngoài ngày càng trở nên phổ biến tại các doanh nghiệp FDI cũng như doanh nghiệp trong nước. Song hành với xu hướng đó là yêu cầu tuân thủ pháp luật lao động ngày càng chặt chẽ, đòi hỏi người sử dụng lao động (“NSDLĐ”) phải nắm vững các điều kiện, thủ tục và trách nhiệm pháp lý liên quan trước khi tiếp nhận và trong suốt quá trình sử dụng lao động nước ngoài.
Bài viết dưới đây phân tích các điều kiện pháp lý áp dụng đối với người lao động nước ngoài nhằm giúp doanh nghiệp chủ động rà soát và cập nhật quy trình tuân thủ theo khung pháp luật hiện hành.
- Điều kiện đối với người lao động nước ngoài
Theo quy định tại Điều 151 Bộ luật Lao động 2019 (“BLLĐ”), người nước ngoài làm việc tại Việt Nam phải đáp ứng đủ điều kiện dưới đây:
- Đủ 18 tuổi và có năng lực hành vi dân sự đầy đủ;
- Có trình độ chuyên môn, kỹ thuật, tay nghề, kinh nghiệm làm việc, có đủ sức khỏe theo quy định của Bộ trưởng Bộ Y tế;
- Không phải là người đang trong thời gian chấp hành hình phạt hoặc chưa được xóa án tích hoặc đang trong thời gian bị truy cứu trách nhiệm hình sự theo quy định của pháp luật nước ngoài hoặc pháp luật Việt Nam;
- Có giấy phép lao động (“GPLĐ”) được cơ quan nhà nước có thẩm quyền của Việt Nam cấp, trừ các trường hợp không thuộc diện cấp GPLĐ.
Cần lưu ý rằng, việc “không thuộc diện cấp GPLĐ” không đồng nghĩa với việc đương nhiên được miễn mọi thủ tục; tùy trường hợp, NSDLĐ vẫn phải thực hiện thủ tục cấp giấy xác nhận hoặc thông báo với cơ quan có thẩm quyền.
Các trường hợp không thuộc diện cấp GPLĐ, căn cứ theo Điều 154 BLLĐ và Điều 7.3 Nghị định 219/2025/NĐ-CP (“Nghị định 219”) bao gồm:
| STT | Nhóm | Trường hợp không thuộc diện cấp GPLĐ |
| 1 | Nhà đầu tư hoặc thành viên góp vốn lớn | – Là chủ sở hữu hoặc thành viên góp vốn của công ty TNHH có giá trị góp vốn từ 03 tỷ đồng trở lên
– Là Chủ tịch Hội đồng quản trị hoặc thành viên Hội đồng quản trị có giá trị góp vốn từ 03 tỷ đồng trở lên của công ty cổ phần
|
| 2 | Lãnh đạo tổ chức quốc tế hoặc phi chính phủ | – Là Trưởng văn phòng đại diện, dự án hoặc chịu trách nhiệm chính về hoạt động của tổ chức quốc tế, tổ chức phi chính phủ nước ngoài tại Việt Nam
|
| 3 | Vào Việt Nam ngắn hạn (dưới 03 tháng) | – Vào Việt Nam với thời hạn dưới 03 tháng để thực hiện chào bán dịch vụ
– Vào Việt Nam với thời hạn dưới 03 tháng để xử lý sự cố, tình huống kỹ thuật, công nghệ phức tạp làm nảy sinh hoặc ảnh hưởng (hoặc có nguy cơ ảnh hưởng) tới sản xuất, kinh doanh mà chuyên gia Việt Nam và chuyên gia nước ngoài hiện đang ở Việt Nam không xử lý được |
| 4 | Nghề nghiệp hoặc chuyên môn đặc thù
|
– Là luật sư nước ngoài đã được cấp Giấy phép hành nghề luật sư tại Việt Nam theo quy định của Luật Luật sư
– Phóng viên nước ngoài hoạt động thông tin báo chí được Bộ Ngoại giao xác nhận – Nhân lực công nghiệp công nghệ số chất lượng cao theo quy định của pháp luật về công nghiệp công nghệ số – Được cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cử sang Việt Nam giảng dạy, làm nhà quản lý, giám đốc điều hành tại cơ sở giáo dục do cơ quan đại diện ngoại giao nước ngoài, tổ chức liên chính phủ đề nghị thành lập tại Việt Nam hoặc các cơ sở, tổ chức được thành lập theo các điều ước quốc tế mà Việt Nam đã ký kết, tham gia – Vào Việt Nam để cung cấp dịch vụ tư vấn về chuyên môn và kỹ thuật hoặc thực hiện các nhiệm vụ khác phục vụ cho công tác nghiên cứu, xây dựng, thẩm định, theo dõi đánh giá, quản lý và thực hiện chương trình, dự án sử dụng nguồn hỗ trợ phát triển chính thức (ODA) theo quy định hay thỏa thuận trong các điều ước quốc tế về nguồn hỗ trợ phát triển chính thức đã ký kết giữa cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam và nước ngoài
|
| 5 | Quan hệ nhân thân | – Người nước ngoài kết hôn với người Việt Nam và sinh sống trên lãnh thổ Việt Nam |
| 6 | Theo điều ước quốc tế hoặc vì mục đích học tập | – Trường hợp theo quy định của điều ước quốc tế mà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam là thành viên
– Học sinh, sinh viên, học viên nước ngoài đang học tập tại các trường, cơ sở đào tạo ở Việt Nam hoặc nước ngoài có thỏa thuận thực tập hoặc thư mời làm việc cho NSDLĐ tại Việt Nam; học viên thực tập, tập sự trên tàu biển Việt Nam
|
- Trách nhiệm của NSDLĐ
a) Giai đoạn trước khi tuyển dụng:
Trước khi tiếp nhận người lao động nước ngoài vào làm việc, NSDLĐ có trách nhiệm hoàn tất thủ tục xin cấp GPLĐ hoặc Giấy xác nhận không thuộc diện cấp GPLĐ. Đây là điều kiện tiên quyết để việc sử dụng lao động nước ngoài được coi là hợp pháp.
Thời hạn của GPLĐ, giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao không quá 02 năm và phải theo thời hạn của các tài liệu chứng minh quan hệ giữa NSDLĐ và người lao động nước ngoài đó.
(i) Trình tự thủ tục để xin cấp GPLĐ (Điều 22, Điều 19 Nghị định 219)
Thời điểm nộp hồ sơ: NSDLĐ phải nộp hồ sơ đề nghị cấp GPLĐ trong khoảng thời gian từ 60 ngày đến tối thiểu 10 ngày trước ngày người lao động nước ngoài dự kiến bắt đầu làm việc tại Việt Nam.
Cơ quan cấp: Sở Nội vụ
Thời gian cấp: Trong vòng 10 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan có thẩm quyền nhận hợp lệ hồ sơ đề nghị cấp GPLĐ.
| STT | Tài liệu |
| 1 | Báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài và đề nghị cấp GPLĐ (Mẫu số 03 Phụ lục Nghị định 219) |
| 2 | Giấy khám sức khỏe do cơ sở khám bệnh, chữa bệnh có đủ điều kiện cấp (chỉ được sử dụng giấy khám sức khỏe của cơ quan nước ngoài Việt Nam và quốc gia hoặc vùng lãnh thổ cấp giấy khám sức khỏe có điều ước hoặc thỏa thuận thừa nhận lẫn nhau và thời hạn sử dụng của giấy khám sức khỏe đó không quá 12 tháng kể từ ngày được cấp). |
| 3 | Hộ chiếu còn thời hạn |
| 4 | Phiếu lý lịch tư pháp hoặc văn bản xác nhận người lao động nước ngoài không phải là người đang trong thời gian chấp hành hình phạt hoặc chưa được xóa án tích hoặc đang trong thời gian bị truy cứu trách nhiệm hình sự của nước ngoài hoặc của Việt Nam cấp không quá 6 tháng. |
| 5 | 02 ảnh màu (kích thước 4 cm x 6 cm, phông nền trắng, mặt nhìn thẳng, đầu để trần, không đeo kính). |
| 6 | Giấy tờ chứng minh hình thức làm việc của người lao động nước ngoài là một trong các giấy tờ sau:
– Đối với người nước ngoài di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp: Văn bản của NSDLĐ tại nước ngoài cử người lao động nước ngoài sang làm việc có thời hạn tại hiện diện thương mại trên lãnh thổ Việt Nam và xác nhận đã được NSDLĐ tại nước ngoài tuyển dụng trước đó ít nhất 12 tháng liên tục ngay trước khi vào Việt Nam làm việc – Đối với người nước ngoài thực hiện các loại hợp đồng hoặc thỏa thuận về kinh tế, xã hội hoặc tham gia thực hiện gói thầu, dự án tại Việt Nam: Văn bản của NSDLĐ cử người lao động nước ngoài kèm hợp đồng hoặc thỏa thuận được ký kết – Đối với người nước ngoài là nhà cung cấp dịch vụ theo hợp đồng: Hợp đồng cung cấp dịch vụ ký kết giữa đối tác Việt Nam và nước ngoài và văn bản chứng minh người lao động nước ngoài đã làm việc cho doanh nghiệp nước ngoài không có hiện diện thương mại tại Việt Nam được ít nhất 24 tháng – Đối với người nước ngoài chào bán dịch vụ: văn bản của nhà cung cấp dịch vụ cử người lao động nước ngoài vào Việt Nam để đàm phán cung cấp dịch vụ – Đối với người nước ngoài được điều chuyển từ cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp ở nước ngoài sang Việt Nam làm việc trừ trường hợp di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp: Văn bản của NSDLĐ tại nước ngoài cử người lao động nước ngoài sang làm việc tại Việt Nam và phù hợp với vị trí dự kiến làm việc – Đối với người nước ngoài là Chủ tịch Hội đồng quản trị, thành viên Hội đồng quản trị của công ty cổ phần, chủ sở hữu, thành viên của công ty trách nhiệm hữu hạn có giá trị góp vốn dưới 3 tỷ đồng: phải có giấy tờ chứng minh là nhà quản lý (Các loại giấy tờ cụ thể được quy định là đủ điều kiện để chứng minh người nước ngoài là nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia, lao động kỹ thuật được liệt kê chi tiết tại Điều 19 Nghị định 219). |
(ii) Trình tự thủ tục để xin cấp Giấy xác nhận không thuộc diện cấp GPLĐ (Điều 8, Điều 9 Nghị định 219)
Thời điểm nộp hồ sơ: NSDLĐ phải nộp hồ sơ đề nghị cấp giấy xác nhận không thuộc diện cấp GPLĐ trong khoảng thời gian từ 60 ngày đến tối thiểu 10 ngày trước ngày người lao động nước ngoài dự kiến bắt đầu làm việc tại Việt Nam.
Cơ quan cấp: Sở Nội vụ
Thời gian cấp: Trong vòng 10 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan có thẩm quyền nhận hợp lệ hồ sơ đề nghị cấp giấy xác nhận không thuộc diện cấp GPLĐ.
| STT | Tài liệu |
| 1 | Báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài và đề nghị cấp GPLĐ (Mẫu số 01 Phụ lục Nghị định 219) |
| 2 | Giấy khám sức khỏe do cơ sở khám bệnh, chữa bệnh có đủ điều kiện cấp (chỉ được sử dụng giấy khám sức khỏe của cơ quan nước ngoài Việt Nam và quốc gia hoặc vùng lãnh thổ cấp giấy khám sức khỏe có điều ước hoặc thỏa thuận thừa nhận lẫn nhau và thời hạn sử dụng của giấy khám sức khỏe đó không quá 12 tháng kể từ ngày được cấp). |
| 3 | Hộ chiếu còn thời hạn |
| 4 | Phiếu lý lịch tư pháp hoặc văn bản xác nhận người lao động nước ngoài không phải là người đang trong thời gian chấp hành hình phạt hoặc chưa được xóa án tích hoặc đang trong thời gian bị truy cứu trách nhiệm hình sự của nước ngoài hoặc của Việt Nam cấp không quá 6 tháng. |
| 5 | 02 ảnh màu (kích thước 4 cm x 6 cm, phông nền trắng, mặt nhìn thẳng, đầu để trần, không đeo kính). |
| 6 | Giấy tờ chứng minh hình thức làm việc của người lao động nước ngoài là một trong các giấy tờ sau:
– Đối với trường hợp quy định Điều 154.3 Bộ luật Lao động hoặc một trong các trường hợp quy định tại Điều 7.9, 7.14, 7.15 Nghị định 219: Văn bản của cơ quan có thẩm quyền. – Đối với trường hợp quy định tại Điều 154.7 Bộ luật Lao động hoặc 7.4, 7.6, 7.7, 7.11, 7.12 Nghị định 219. – Đối với trường hợp quy định theo Điều 7.13 Nghị định 219: + Các loại giấy tờ cụ thể được quy định là đủ điều kiện để chứng minh người nước ngoài là nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia, lao động kỹ thuật được liệt kê chi tiết tại Điều 19 Nghị định 219). + Văn bản của NSDLĐ tại nước ngoài cử người lao động nước ngoài sang làm việc có thời hạn tại hiện diện thương mại trên lãnh thổ Việt Nam và xác nhận đã được NSDLĐ tại nước ngoài tuyển dụng trước đó ít nhất 12 tháng liên tục ngay trước khi vào Việt Nam làm việc. |
b) Giai đoạn sử dụng lao động:
(i) Ký kết hợp đồng lao động phù hợp với thời hạn của GPLĐ: Điều 151.2 BLLĐ quy định thời hạn của hợp đồng lao động đối với người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam không được vượt quá thời hạn của GPLĐ. Do GPLĐ có thời hạn tối đa 02 năm, hệ quả pháp lý đối với trường hợp người nước ngoài thuộc diện cấp GPLĐ, NSDLĐ không được phép giao kết hợp đồng lao động không xác định thời hạn với người lao động đó, mà chỉ có thể ký hợp đồng xác định thời hạn tương ứng với thời hạn GPLĐ đã được cấp.
(ii) Đăng ký, đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc và kê khai thuế thu nhập cá nhân
Theo Nghị định 143/2018/NĐ-CP (được sửa đổi bởi Nghị định 58/2020/NĐ-CP), người lao động nước ngoài thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc khi có GPLĐ (hoặc chứng chỉ/giấy phép hành nghề tương đương) do cơ quan có thẩm quyền Việt Nam cấp, đồng thời có hợp đồng lao động xác định thời hạn từ 01 năm trở lên hoặc hợp đồng không xác định thời hạn với NSDLĐ tại Việt Nam.
Song song đó, thu nhập từ tiền lương, tiền công của người lao động nước ngoài phát sinh tại Việt Nam thuộc đối tượng chịu thuế thu nhập cá nhân theo Luật Thuế TNCN hiện hành; NSDLĐ có trách nhiệm khấu trừ, kê khai và nộp thuế TNCN thay cho người lao động theo đúng biểu thuế áp dụng (lũy tiến từng phần đối với cá nhân cư trú, hoặc thuế suất toàn phần 20% đối với cá nhân không cư trú).
- Chế tài xử lý vi phạm
Song song với việc thiết lập các điều kiện và trình tự thủ tục nêu trên, pháp luật lao động Việt Nam quy định một hệ thống chế tài tương đối nghiêm khắc nhằm bảo đảm tính tuân thủ của cả NSDLĐ và NLĐNN. Chế tài xử lý vi phạm hành chính trong lĩnh vực này hiện được quy định chủ yếu tại Điều 13 Nghị định 283/2026/NĐ-CP.
a) Đối với NSDLĐ
| Hành vi | Mức phạt |
| Không thông báo hoặc thông báo không đúng thời hạn hoặc không đầy đủ nội dung đối với trường hợp người lao động nước ngoài không phải làm thủ tục cấp giấy xác nhận không thuộc diện cấp GPLĐ | Phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng |
| Không thông báo hoặc thông báo không đúng thời hạn hoặc thông báo không đầy đủ nội dung đối với trường hợp người lao động nước ngoài đã được cấp giấy xác nhận không thuộc diện cấp GPLĐ có nhu cầu làm việc cho người sử dụng lao động đó tại nhiều tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương | |
| Không thông báo hoặc thông báo không đúng thời hạn hoặc thông báo không đầy đủ nội dung đối với trường hợp người lao động nước ngoài đã được cấp GPLĐ có nhu cầu làm việc cho người sử dụng lao động đó tại nhiều tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương. | |
| Sử dụng người lao động nước ngoài làm việc không đúng với nội dung ghi trên GPLĐ hoặc giấy xác nhận không thuộc diện cấp GPLĐ | Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng khi vi phạm với mỗi người lao động nhưng tối đa không quá 75.000.000 đồng |
| Không thu hồi hoặc thu hồi không đúng thời hạn GPLĐ để nộp lại cơ quan có thẩm quyền đã cấp GPLĐ kèm theo văn bản báo cáo trường hợp thu hồi | – Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng khi vi phạm với mỗi người lao động nhưng tối đa không quá 75.000.000 đồng
– Buộc nộp lại giấy phép lao động, giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động đã được cấp |
| Không nộp lại GPLĐ theo quy định pháp luật | |
| Không thu hồi hoặc thu hồi không đúng thời hạn giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động để nộp lại cơ quan có thẩm quyền đã cấp giấy xác nhận kèm theo văn bản báo cáo trường hợp thu hồi | |
| Không nộp lại giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động | |
| Sửa chữa, làm sai lệch văn bản, tài liệu trong hồ sơ đề nghị cấp, cấp lại, gia hạn GPLĐ, giấy xác nhận không thuộc diện cấp GPLĐ đối với người lao động nước ngoài nhưng chưa đến mức truy cứu trách nhiệm hình sự; | – Phạt tiền từ 40.000.000 đồng đến 60.000.000 đồng
– Buộc nộp lại giấy phép lao động, giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động đã được cấp |
| Sử dụng giấy tờ, tài liệu giả mạo trong hồ sơ đề nghị cấp, cấp lại, gia hạn GPLĐ, giấy xác nhận không thuộc diện cấp GPLĐ mà không bị truy cứu trách nhiệm hình sự. | |
| Hành vi sử dụng lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam mà không có GPLĐ hoặc không có giấy xác nhận không thuộc diện cấp GPLĐ hoặc sử dụng người lao động nước ngoài có GPLĐ đã hết hạn hoặc giấy xác nhận không thuộc diện cấp GPLĐ đã hết hiệu lực | Từ 30.000.000 đồng đến 45.000.000 đồng đối với vi phạm từ 01 người đến 10 người |
| Từ 45.000.000 đồng đến 60.000.000 đồng đối với vi phạm từ 11 người đến 20 người | |
| Từ 60.000.000 đồng đến 75.000.000 đồng đối với vi phạm từ 21 người trở lên | |
| Hình phạt bổ sung: Tịch thu tang vật là giấy tờ, văn bản bị sửa chữa, làm sai lệch hoặc giấy tờ, tài liệu giả mạo |
b) Đối với người lao động nước ngoài
| Hành vi | Mức xử phạt |
| Làm việc không có GPLĐ hoặc không có văn bản xác nhận không thuộc diện cấp GPLĐ | – Phạt tiền từ 15.000.000 đồng đến 25.000.000 đồng
– Trục xuất |
| Sử dụng GPLĐ hoặc văn bản xác nhận không thuộc diện cấp GPLĐ đã hết hiệu lực | – Phạt tiền từ 15.000.000 đồng đến 25.000.000 đồng
– Trục xuất – Buộc nộp lại giấy phép lao động, giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động đã được cấp |
Trên đây là những phân tích tổng quan về điều kiện pháp lý áp dụng đối với người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam, cũng như trách nhiệm tuân thủ của người sử dụng lao động qua từng giai đoạn. Do đây là lĩnh vực pháp luật thường xuyên có sự điều chỉnh, doanh nghiệp nên chủ động theo dõi các văn bản hướng dẫn thi hành tiếp theo, đồng thời tham vấn ý kiến chuyên môn khi triển khai các thủ tục cụ thể để bảo đảm tuân thủ đầy đủ và hạn chế tối đa rủi ro pháp lý phát sinh trong quá trình sử dụng lao động nước ngoài.
Trân trọng,
Công ty Luật TNHH ENT
