Bản tin pháp lý số tháng 04/2022 – Bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử từ ngày 01-07-2022

Kính gửi Quý khách hàng,

Chuyển đổi hóa đơn điện tử (“HĐĐT”) là quy định bắt buộc theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP (“Nghị định 123”) và Thông tư 78/2021/TT-BTC (“Thông tư 78”) mà mọi doanh nghiệp phải nắm rõ. Ngày 24/02/2022, Bộ Tài chính ban hành Quyết định số 206/QĐ-BTC về việc triển khai áp dụng HĐĐT tại 57 tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương từ tháng 04/2022 với một số đối tượng đạt đủ điều kiện. Sau thời điểm này, kể từ ngày 01/07/2022, doanh nghiệp bắt buộc phải chuyển đổi hóa đơn điện tử khi mua – bán hàng hóa dịch vụ.

Trong phạm vi bài viết này, lộ trình bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử, thủ tục chuyển đổi hoá đơn điện tử và chế tài xử phạt cho một số hành vi vi phạm trong hoạt động này sẽ được chúng tôi tổng hợp và làm rõ.

Khái niệm HĐĐT[1]:

HĐĐT là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế, trong đó:

• HĐĐT có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã[2] trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua.
• HĐĐT không có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế.

Lộ trình áp dụng HĐĐT:

Việc thực hiện HĐĐT phải tuân theo quy định về HĐĐT tại Luật Quản lý thuế 2019, Nghị định số 123 và Thông tư số 78. Nghị định số 123 và Thông tư số 78 chính thức có hiệu lực từ ngày 01/07/2022. Tuy nhiên, Nhà nước khuyến khích cơ quan, tổ chức, cá nhân đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin áp dụng quy định về hóa đơn, chứng từ điện tử trước ngày 01/7/2022.

Theo đó, việc triển khai áp dụng HĐĐT được thực hiện qua 02 giai đoạn:

• Giai đoạn 1: Từ tháng 11/2021 – tháng 31/03/2022: áp dụng đối với 06 tỉnh, thành phố, gồm: Hà Nội, Thành phố Hồ Chí Minh, Quảng Ninh, Bình Định, Phú Thọ và Hải Phòng[3];
• Giai đoạn 2: Từ tháng 01/04/2022 – tháng 30/06/2022: áp dụng đối với 57 tỉnh, thành phố còn lại[4]. 

Đối với các trường hợp quy định tại Điều 14.1 Nghị định số 123[5] là không thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử, không có hạ tầng công nghệ thông tin, không có hệ thống phần mềm kế toán, không có phần mềm lập hóa đơn điện tử để sử dụng hóa đơn điện tử và để truyền dữ liệu điện tử đến người mua và đến cơ quan thuế, thì sử dụng hóa đơn giấy của cơ quan thuế trong thời gian tối đa 12 tháng, đồng thời cơ quan thuế có giải pháp chuyển đổi dần sang áp dụng hóa đơn điện tử[6].

Thời gian tối đa 12 tháng được tính một lần kể từ ngày 01/7/2022 đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh đang hoạt động từ trước 01/7/2022; hoặc kể từ thời điểm đăng ký bắt đầu sử dụng hóa đơn đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh mới thành lập từ ngày 01/7/2022.

Thủ tục chuyển đổi HĐĐT

Bước 1:        Xác định doanh nghiệp mình thuộc đối tượng áp dụng HĐĐT có mã hay không có mã của cơ quan thuế[7].

Bước 2:         Lập mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT (ban hành kèm theo Nghị định 123) gửi tới cơ quan thuế để đăng ký sử dụng HĐĐT.

Trong thời gian 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đơn đăng ký, cơ quan thuế phản hồi bằng thông báo điện tử theo mẫu số 01/TB-ĐKĐT về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận việc đăng ký HĐĐT.

Bước 3:         Liên hệ các tổ chức cung cấp giải pháp HĐĐT được công khai trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế theo Thông tư số 78 để đăng ký và phát hành HĐĐT.

Bước 4:         Ngừng sử dụng HĐĐT đã thông báo phát hành theo các quy định trước đây và tiêu hủy hóa đơn giấy đã thông báo phát hành nhưng chưa sử dụng (nếu có)[8].

Xử phạt hành vi vi phạm quy định về chuyển dữ liệu HĐĐT

Theo quy định tại Điều 12.1 Thông tư 78, trường hợp doanh nghiệp, người nộp thuế chưa đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin để chuyển đổi áp dụng HĐĐT theo Nghị định 123 thì vẫn được sử dụng hóa đơn giấy hoặc HĐĐT theo quy định trước đó và sẽ phải gửi dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế theo mẫu số 03/DL-HĐĐT.

Trường hợp doanh nghiệp chuyển dữ liệu HĐĐT cho cơ quan thuế quá hạn, chuyển bảng tổng hợp dữ liệu HĐĐT không đầy đủ số lượng hóa đơn đã lập trong kỳ hoặc không chuyển dữ liệu HĐĐT cho cơ quan thuế có thể sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính theo quy định tại Điều 30 Nghị định 125/2020/NĐ-CP như sau:

Như thường lệ, chúng tôi hy vọng Quý khách hàng thấy bài viết này hữu ích và mong muốn được làm việc với Quý khách hàng trong thời gian tới.

Trân trọng,

Công ty Luật TNHH ENT

Quý khách hàng có thể tìm đọc bản đầy đủ của Bản tin pháp lý này tại đây.

[1] Điều 3.2. Nghị định 123.

[2] Mã của cơ quan thuế trên HĐĐT bao gồm số giao dịch là một dãy số duy nhất do hệ thống của cơ quan thuế tạo ra và một chuỗi ký tự được cơ quan thuế mã hóa dựa trên thông tin của người bán lập trên hóa đơn (Điều 3.2(a) Nghị định 123).

[3] Theo các Quyết định số 1830/QĐ-BTC, 1832/QĐ-BTC, 1831/QĐ-BTC, 1833/QĐ-BTC, 1838/QĐ-BTC và 1839/QĐ-BTC của Bộ Tài chính.

[4] Quyết định số 206/QĐ-BTC ngày 24/02/2022 về việc triển khai áp dụng HĐĐT tại 57 tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương.

[5] Điều 14.1 Nghị định số 123:

“Điều 14. Cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử

Trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế không phải trả tiền dịch vụ trong thời gian 12 tháng kể từ khi bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử gồm:

a) Doanh nghiệp nhỏ và vừa, hợp tác xã, hộ, cá nhân kinh doanh tại địa bàn có điều kiện kinh tế – xã hội khó khăn, địa bàn có điều kiện kinh tế – xã hội đặc biệt khó khăn. Địa bàn có điều kiện kinh tế – xã hội khó khăn, địa bàn có điều kiện kinh tế – xã hội đặc biệt khó khăn thực hiện theo Danh mục địa bàn ưu đãi đầu tư ban hành kèm theo Nghị định số 118/2015/NĐ-CP ngày 12 tháng 11 năm 2015 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Đầu tư và các văn bản sửa đổi, bổ sung hoặc thay thế nếu có.

b) Doanh nghiệp nhỏ và vừa khác theo đề nghị của Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương gửi Bộ Tài chính trừ doanh nghiệp hoạt động tại các khu kinh tế, khu công nghiệp, khu công nghệ cao.”

[6] Điều 11.2 Thông tư 78.

[7] Xem: Điều 91 Luật Quản lý thuế 2019, Điều 5 Nghị định 123.

[8] Trình tự, thủ tục tiêu hủy thực hiện theo quy định tại Điều 27 Nghị định 123.